cari

Sabtu, 12 November 2011

Persepsi dan Konsep Dasar Komunikasi Organisasi



A.    Persepsi mengenai Komunikasi Organisasi

Macam-macam persepsi mengenai komunikasi Organisasi :
1.      Persepsi Redding dan Sarbon
Redding dan Sarbon mnegatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Persepsi ini digunakan dalam komunikasi internal (hubungan manusia), komunikasi downward (dari atasan ke bawahan), komunikasi upward (dari bawahan ke atasan), maupun komunikasi horizontal (komunikasi dari orang selevel).
2.      Persepsi Katz dan Kahn
Katz dan Kahn mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Organisasi sebagai suatu system terbuka yang menerima dan mengubah energy menjadi produk dan mengeluarkan produk ini kepada lingkungan
3.      Persepsi Zelko dan Dance
Zelko dan dance mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu system yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dilingkungan sekitar organisasinya missal komunikasi dari bawahan-atasan; komunikasi dari atasan-bawahan maupun komunikasi sesama karyawan. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi diluar lingkungan organisasinya.
4.      Persepsi Thayer
Thayer mengatakan bahwa dalam melayani komunikasi organisasi dan proses interkomunikasi ada 3 cara, yaitu :
a.       Berhubungan dengan kerja organisasi. Missal data mengenai tugas / beroperasinya organisasi
b.      Berhubungan pengaturan organisasi. Missal perintah, aturan atau pun petunjuk
c.       Berhubungan pemeliharaan dan pengembangan organisasi. Missal, hubungan personal dengan masyarakat; pembuat iklan dan latihan.
5.      Persepsi Greenbaum
Greenbaum mengatakan bahwa bidang komunikasi organisasi antara lain adalah komunikasi formal dan informal dalam suatu organisasi. Greenbaum membedakan komunikasi internal dan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sekali sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi dan masalah menggiatkan aktivitas.

B.     Definisi dan Konsep dari Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam 1 haringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti/yang selalu berubah-ubah. Dari pengertian ini mengandung 7 konsep kunci yaitu proses, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidak pastian.
1.      Proses
Organisasi adalah  suatu system terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tak ada henti-hentinya, maka hal itu dapat dikatakan sebagai suatu proses.
2.      Pesan
Pesan adalah susunan symbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Kominkasi dapat efektif apabila pesan yang dikirimkan oleh komunikator diartikan oleh komunikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirimnya. Symbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal maupun non verbal.
Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan verbal dalam oirganisasi misalnya surat, memo, pidato dan percakapan. Pesan non verbal,adalah pesan yang tidak tertulis seperti bahasa, gerakan badan, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dsbnya.
Klasifikasi pesan menurut penerima dapat dibedakan menjadi pesan internal dan eksternal. Pesan internal dipakai karyawan dalam organisasi misalnya memo, bulletin, dan rapat. Sedangkan pesan eksternal digunakan untuk memenuhi kebutuhan orang yang berkaitan dengan lingkungan dan masyarakat umum. Seperti, iklan, usaha hubungan dengan masyarakat, usaha mengenai penjualan atau pelayanan, dll.
Pesan juga dpaat diklasifikasikan menurut bagaimana pesan itu disebarluaskan. Ada 2 metode, yaitu metode perangkat keras dan metode perangkat lunak.  Metode perangkat keras digunakan , apabila pesan yang akan disampaikan menggunakan alat elektronik, dan tenaga listrik, missal computer. Metode perangkat lunak digunakan apabila pesan bergantung pada kemampuan dan keterampilan individu terutama dalam berfikir, menulis maupun berbicara. Contohnya, komunikasi lisan secara berhadapan, percakapan dalam rapat, interview, diskusi, dan kegiatan tulis menulis(surat, nota, laporan, usulan, maupun pedoman).
Klasifikasi pesan yang terakhir berdasarkan tujuan daripada pengiriman pesan. Ada 3 alasan umum arus pesan dalam organisasi, yaitu berkenaan dengan tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan.
Thayer mengumukan 4 fungsi dari arus pesan dalam organisasi yaitu untuk memberi informasi, untuk mengatur, untuk membujuk, dan untuk mengintegrasi. Goldhaber (1986) menambahkan klasifikasi barunya yaitu inovasi. Inovasi sangat penting bagi organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah-ubah. Pesan inovasi misalnya rencana baru organisasi, kegiatan baru, program baru/penghargaan yang membangkitkan pemecahan masalah.
3.      Jaringan
Organisasi terdiri dari beberapa orang yang setiap orang menduduki posisi tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Luas dari jaringan dipengaruhi oleh  banyak factor, antara lain hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seni dari arus pesan da nisi dari pesan.
Peranan tingkah laku dalam suatu organisasi menentukan siapa yang menduduki posisi atau pekerjaan tertentu baik secara formal maupun informal.
Factor ke-dua yang mempengaruhi jaringan adalah arah. Ada 3 arah jaringan komunikasi yaitu komunikasi pada bawahan, komunikasi pada atasan dan komunikasi horizontal. komunikasi  bawahan biasanya untuk tujuan tertentu missal mengajukan pertanyaan, memberikan saran-saran. Komunikasi pada atasan berkenaan dengan tugas/ pemeliharaan organisasi missal pengarahan tujuan, perintah, disiplin/ pertanyaan. Komunikasi horizontal berkenaan dengan pemecahan maslaah koordinasi, penyelesaian konflik dan desas-desus.
4.      Keadaan saling tergantung
Keadaan saling tergantung 1 bagian dengan bagian lainnya merupakan suatu system terbuka dalam suatu organisasi. Intinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan, maka dia harus memperhitungkan implikasi keputusannya itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.
5.      Hubungan
Organisasi merupakan suatu system terbuka. Suatu system social maka dari itu semuanya terletak pada tangan manusia dimana jaringan suatu pesan dalam organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karna itu hubungan manusia dalam organisasi seperti sikap, skill. Moral harus dipelajari. Hubungan manusia dalam organisasi dimulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara 2 orang sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dengan kelompok kecil, besar dalam organisasi.
6.      Lingkungan
Lingkungan adalah totalitas secara fisik dan factor social yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu system. Lingkungan dibagi 2 yaitu lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal adalah personalia(karyawan), staf dan komponen organisasi lainnya. Lingkungan kesternal adalah langganan, leveransir, saingan dan teknologi.
Organisasi harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal, yaityu teknologi, ekonomi, UU dan factor social. Mengapa? Jika lingkungan berubah-ubah maka organisasi memerlukan informasi baru yang dapat mengatasi  perubahan dengan menciptakan pertukaran pesan baik internal maupun eksternal.
7.      Ketidakpastian
Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Ketidakpastian dalam suatu organisasi disebabkan terlalu banyaknya informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu urusan utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.

C.     Pendekatan Komunikasi Organisasi
Ada 3 pendekatan yaitu pendekatan Makro, Pendekatan Mikro dan pendekatan individual.
1.      Pendekatan Makro
Organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Aktivitasnya antara lain adalah :
a.       Memproses informasi dan lingkungan
Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi yang relevan dengan keadaan organisasi, kemudian merumuskan suatu respons yang tepat terhadap input informasi tersebut.
b.      Identifikasi
Suatu organisasi menggunakan informasi yang telah diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam negosiasi, persetujuan dengan relasi yang potensial dari langgananya. Proses penyesuaian diri dinamakan dengan identifikasi.
Dalam melakukan identifikasi peranan komunikasi memegang peranan penting. Tanpa dikomunikasikan kepada langganan, langganan tentu tidak mengetahui bahwa organisasi telah meningkatkan pelayannya.
c.       Integrasi dengan organisasi lain
Tidak ada organisasi bergerak dalam keadaan terisolasi. Setriap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Organisasi mesti memonitor altivitas ini, menentukan apa pengaruh aktivitas itu kepadanya.
Kadang-kadang organisasi menggunakan prosedur pengawasan yang komplek untuk memonitor satu sama lain yang mencakup penggunaan peralatan elektronik yang sensitive dan membayar seorang mata-mata dalam industri.
Kadang-kadang interaksi dengan saingan terlalu bersifat institusioanl seperti dalam organisasi perdagangan. Kelompok ini mempunyai anggota yang bersifat terbuka hanya kepada orang yang ahli dibidangnya. Mereka melakukan konvensi dan rapat dan menggunakan materi yang memberikan informasi yang relevan bagi kepentingan golongannya.
d.      Penetuan Tujuan
Dari semua kegiatan organisasi secara makro yang memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah tujuan organisasi. Suatu tujuan adalah tempat yang diinginkan organisasi sesudah diberika periode waktu tertentu. Tujuan dari organisasi umumnya memproduksi suatu produksi dengan biaya yang minimum dan menjualnya dengan mendapat keuntungan bagi organisasi.
Untuk menentukan tujuan, organisasi harus mengembangkan informasi kekuatan internal dan eksternal organisasi. Kekuatan eksternal organisasi mencakup sikap langganan, tersedianya bahan mentah, status pengaturan menurut pemerintah, dan tingkah laku dari saingan.
2.      Pendekatan Mikro
Pendekatan ini memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan submit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komuniaksi antara anggota kelompok, komuniaksi untuk pemberian orientasi dan latihan, komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi untuk menjaga iklim organisasi, komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan dan komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi.
Didalam organisasi biasanya terdapat bermacam-macam kelompok yang masing-masing mempunyai tujuannya, terlebih dalam tujuan organisasinya. Dalam hal ini diperlukan keterampilan berkomunikasi dari pimpinan sehingga anggota kelompok mempunyai motivasi untuk bekerja dengan baik dan mereka  akan bekerja dengan giat dan akan mendukung tujuan organisasi.
a.       Orientasi dan latihan
Kadang-kadang organisasi perlu memberikan orientasi dan latihan untuk melatih orang-orang dalam suatu organisasi agar dapat melakukan suatu perkerjaan tertentu.
Orientasi adalah  proses yang terus-menerus yang menghendaki komuniaksi untuk membawa orang lain melihat apa yangs edang berlangsung dalam suatu organisasi. Tugas memberi orientasi ini dapat dilakukan oleh pimpinan unit-unit organisasi maupun oleh anggota unit lainnya.
b.      Keterlibatan Anggota
Dalam organisasi sangat diperlukan keterlibatan anggota dalam unitnya masing-masing untuk menjaga kelancaran tugas organisasi. Untuk mendorong anggota unit organisasi mau bekerja adalah dnegan menggunakan komunikasi dan itu merupakan tugas dari pimpinan unit masing-masing.
c.       Penentuan Iklim Organisasi
Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam factor, tetapi pada umumnya iklim organisasi ditentukan oleh tingkah laku dari pimpinan kepada kelompoknya. Misalnya pimpinan yang tidak mau bicara dengan bawahannya dan tidak pula ambil pusing dengan apa yang dilakukan mereka mungkin akan menjadikan bawahannya malas bekerja dan tidak produktif.
d.      Supervisi dan Pengarahan
Tugas dalam organisasi perlu diawasi dikontrol serta diarahkan sesuai dengan kriteria yang telah dutentukan dan dilakukan oleh beberapa orang pimpinan organisasi terhadap orang-orang dibawah hierarki yaitu supervisor yang bertanggungjawab  terhadap orang-orang yang ada dibawahnya dan membantu  agar dapat melakukan pekerjaannya sebaik mungkin. Semua kegiatan yang dilakukan supervise menggunakan komunikasi.
e.       Kepuasan Kerja
Ada dua hal yang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya. Pertama, apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkannya untuk melakukan pekerjaannya. Yang ke-dua apabila hubungan sesame teman sekerja kurang baik. Atau dengan kata lain ketidakpuasan kerja ini berhubungan dengan masalah komunikasi.
3.      Pendekatan Individual
Pendekatan individual berpusat kepada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Komunikasi indivisual ada beberapa bentuknya diantaranya berbicara dalam kelompok kerja, mengunjungi dan berinteraksi dalam rapat, menulis dan mengonsep surat, memperdebatkan suatu usulan dan sebagainya.
a.       Berbicara pada kelompok kerja
Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja organisasi. Oleh karena itu seseorang harus mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan orang lain untuk mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok.
b.      Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat
Rapat adalah satu cara kehidupan organisasi yang umum. Oleh karena itu seorang anggota organisasi harus terampil dalam interaksi rapat yang mencakup keterampilan memberikan informasi bila diperlukan atau untuk membujuk anggota lain untuk menerima usulan dan mengarahkan rapat bila diperlukan.
c.       Menulis
Organisasi banyak memerlukan materi cetak dan tertulis yang biasanya dilakukan oleh anggota organisasi yang khusus bertugas untuk itu. Petugas itu biasa disebut dengan pegawai tata usaha yang dituntut untuk mempunyai keterampilan dalam menulis maupun mengetik.
d.      Berdebat suatu usulan
Di dalam organisasi keputusan penting dibuat dalam rapat kecil dimana orang saling berdebat satu sama lain sebelum memilih satu tindakan tertentu. Orang dalam organisasi harus membuat suatu usulan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan.  



1 komentar:

Anonim mengatakan...

gileeee... ituh tulisan kagak ada sumbernya gan.... *plagiat* lhooo hayyooo......

TransLator

Kamus Indonesia-Korea

Korean Keyboard