Sabtu, 12 November 2011

Format Interaksi Komunikasi Organisasi



Berdasarkan jumlah yang dimiliki terdapat tiga kategori yang membedakan sebuah komunikasi didalam sebuah organisasi. Yaitu komunikasi Interpersonal, komunikasi kelompok kecil dan yang terakhir adalah komunikasi publik.
A.    Komunikasi Interpersonal
Sistem komunikasi interpersonal merupakan komunikasi yang dianggap salah satu dasar komunikasi yang digunakan untuk menunjang keberhasilan suatu organisasi.
1.      Pengertian Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal sendiri memiliki arti komunikasi dalam diri sendiri. Ini dikarenakan, didalam setiap manusia memiliki unsure-unsur didalam sebuah proses komunikasi seperti sumber, pesan, saluran, penerima dan balikan (efek atau feed back).
Menurut Wenburg dan Wilmat, sebuah persepsi individu tidak dapat dicek oleh orang lain tetapi semua atribut pesan  atau media perantara pesan yang digunakan, ditentukan oleh masing-masing individu. Sehingga persepsi seseorang memiliki peranan penting didalam mengartikan pesan yang diterima oleh komunikan.
Dari penjabaran diatas makan dapat disimpulkan bahwa, komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara dua orang individu yang hasil dari proses pertukaran informasi tersebut bisa langsung diketahui.
2.      Klasifikasi Komunikasi Interpersonal
Menurut Redding, terdapat pembagian didalam sebuah proses komunikasi interpersonal, yaitu:
           Interaksi Intim
Merupakan proses komunikasi yang terjadi diantara teman baik, pasangan, keluarga, dan orang lain yang memiliki ikatan emosional yang kuat. Kekuatan dari komunikasi jenis ini ditentukan oleh kuat tidaknya hubungan antara individu yang sedang melakukan komunikasi.
           Percakapan Sosial
Merupakan proses percakapan yang bertujuan untuk menyenangkan lawan bicara dengan cara yang sederhana seperti sedikit berbicara.
           Interogasi / Pemeriksaan
Sebuah proses komunikasi dimana seseorang yang menanyakan sebuah informasi kepada lawan bicara yang berada didalam sebuah control emosional yang bersifat memaksa atau menuntut.
           Wawancara
Merupakan proses komunikasi yang terjadi antara dua orang yang berbentuk komunikasi Tanya jawab.
3.      Kebutuhan Komunikasi Interpersonal dalam Organisasi
Menurut William C Schutz, terdapat tiga kebutuhan dasar yang mendasari manusia melakukan kegiatan komunikasi Interpersonal didalam organisasi, yaitu:
·          Kebutuhan akan Kasih Sayang
Merupakan kebutuhan untuk mempertimbangkan apakah seorang individu disukai atau disayangi oleh orang lain.
·         Kebutuhan untuk Diikutsertakan
Merupakan kebutuhan untuk merasa berarti, dibutuhkan atau diperhitungkan oleh orang lain didalam suatu kegiatan atau didalam sebuah organisasi.
·         Kebutuhan akan Kekuasaan atau Kontrol
Merupakan sebuah kebutuhan yang muncul karena rasa tanggung jawab dan kepemimpinan.
4.      Tujuan Komunikasi Interpersonal
Didalam sebuah proses komunikasi Interpersonal, terdapat beberapa tujuan yang telah dirangkum atau disimpulkan oleh para ahli, baik yang bersifat disengaja maupun yang bersifat tidak disengaja, antara lain:
           Menemukan diri sendiri
           Menemukan dunia Luar
           Membentuk dan menjaga hubungan yang penuh arti
           Berubah sikap dan tingkah laku
           Untuk bermain dan kesenangan
           Untuk membantu
5.  Aksioma Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal merupakan jenis komunikasi yang sangat khusus, dikarenakan pada dasarnya komunikasi yang bersifat transaksi. Terdapat beberapa aksioma yang dijadikan sebagai prinsip umum dari komunikasi interpersonal itu sendiri. Dimana arti dari aksioma sendiri adalah pendapat yang dijadikan pedoman dasar dan merupakan Dalil Pemula, sehingga kebenarannya tidak perlu dibuktikan lagi, atau
suatu pernyataan yang diterima sebagai kebenaran dan bersifat umum, tanpa memerlukan pembuktian. Aksioma-aksioma tersebut antara lain:
·         Komunikasi tidak dapat dielakkan
·         Komunikasi tidak dapat dibalikkan
·         Komunikasi mempunyai isi dan dimensi hubungan
·         Komunikasi meliputi proses penyesuaian
·         Hubungan ditentukan oleh pemberi tanda
·         Interaksi mungkin dipandang sebagai suatu simetris
6.  Kepercayaan Interpersonal dan Keterbukaan
Untuk menjaga keefektifan hubungan antara atasan dan bawahan maka diperlukan kepercayaan dan keterbukaan diantara karyawan dan bawahannya. Terdapat suatu pemahaman factor yang mengarahkan bawahan mengubah komunikai ke atas adalah salah satu prasyarat didalam menangani masalah.
Menurut Haney, terdapat dua siklus yaitu siklus yang bersifat konstruktif dan siklus yang bersifat destruktif. Pada siklus konstruktif, kinerja yang tinggi disebabkan oleh kepercayaan yang tinggi. Sedangkan pada siklus destruktif, terdapat keadaan sebaliknya dimana kinerja yang rendah disebabkan oleh kepercayaan yang rendah pula.
Haney memberikan dua cara untuk memecahkan siklus destruktif, yaitu dengan inisiatif atasan dan inisiatif bawahan. Dimana inisiatif bawahan tergantung pada kesabaran bawahan dalam hal toleransi kepercayaan yang rendah dari atasan dengan cara tetap mempertahankan hasil kinerja yang tinggi untuk dapat membujuk atasan dengan cara menunjukkan kesungguhannya.
Sedangkan untuk inisiatif atasan, dilakukan dengan cara memberikan tambahan tanggung jawab dan kepercayaan dengan harapan bahwa orang yang mempunyai kinerja rendah akan termotifasi untuk meningkatkan kinerjanya.
Kedua metode diatas mungkin sedikit kurang realistis dan bahkan lebih sulit memulainya, tetapi keduanya adalah cara yang patut dicoba karena jika mereka melakukannya akan menambah kepercayaan dan kinerja. Tanpa kerja sama kedua pihak, tidak akan mungkin untuk memecahkan masalah pada siklus destruktif.
7.  Hubungan Interpersonal yang Efektif
Menurut Roger, komunikasi interpersonal akan efektif apabila kedua belah pihak:
·         Bertemu satu sama lain secara personal
·         Empati secara tepat terhadap pribadi yang lain dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain.
·         Menghargai satu sama lain, bersifat positif dan wajar tanpa menilai atau keberatan.
·         Menghayati pengalaman satu sama lain dengan sungguh-sungguh, bersikap menerima dan empati satu sama lain.
·         Merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan iklimyang mendukung dan mengurangi kecenderungan gangguan arti.
·         Memperlihatkan tingkah laku yang percaya penuh dan memperkuat perasaan aman terhadap yang lain.
Sedangkan menurut Pace dan Boren, komunikasi interpersonal akan efektif apabila kedua belah pihak mengenal beberapa standar sebagaimana berikut:
·         Mengembangkan suatu pertemuan personal yang langsung satu sama lain mengkomunikasikan perasaan secara langsung.
·         Mengkomunikasikan suatu pemahaman empati secara tepat dengan pribadi orang lain melalui keterbukaan diri.
·         Mengkomunikasikan seuatu kehangatan, pemahaman yang positif mengenai orang lain dengan gaya mendengarkan dan memberikan respon.
·         Mengkomunikasikan keaslian dan penerimaan satu sama lain dengan ekspresi penerimaan secara verbal dan nonverbal.
·         Berkomunikasi dengan ramah tamah, wajar, menghargai secara positif satu sama lain melalui respon yang tidak bersifat menilai.
·         Mengkomunikasikan suatu keterbukaan dan iklim yang mendukung melalui konfrontasi yang bersifat membangun.
·         Berkomunikasi untuk menciptakan kesamaan arti dengan negoissasiarti dan memberikan respon yang relevan.
Dari beberapa pendapat diatas terdapat suatu kesamaan, yaitu agar komunikasi interpersonal terwujud secara efektif apabila ditunjang juga oleh iklim komunikasi yang sesuai atau tepat.
Menurut Jack Gibb sebuah iklim komunikasi dapat dikatakan mendukung apabila:
·         Menguraikan sesuatu apa adanya, tidak ada praduga, menanyakan pertanyaan untuk informasi, mengemukakan perasaan, kejadian, persepsi, atau proses tanpa menyatakan secara tidak langsung perubahan kepada penerima.
·         Berorientasi kepada masalah (menentukan masalah bersama dan mencari penyelesaian tanpa menghambat tujuan penerima, keputusan dan kemajuan.)
·         Spontan (bebas dari tipuan, tidak mempunyai motif yang tersembunyi, jujur dan lurus.)
·         Kesamaan (saling percaya dan menghargai, terlibat dalam pembuatan perencanaan tanpa mempengaruhi kekuasaan, status atau penampilan.)
·         Empati (menghargai pendengar, mengidentifikasi, saling berbagi dan menerima masalahnya, perasaan dan nilai-nilai.)
·         Bersifat sementara (ingin melakukan percobaan dengan tingkah laku sendiri, sikap dan ide-ide.)
8.  Hubungan Kekuasaan (power) dengan Komunikasi Interpersonal
Menurut Mc Clelland, kebutuhan akan kekuasaan merupakan salah satu kebutuhan yang tersembunyi.
Didalam sebuah organisasi, kekuasaan memiliki berbagai jenis dan berubah-ubah dari orang ke orang dan dari situasi ke situasi. Dimana menurut French dan Roven membedakan kekuasaan menjadi lima tipe, yaitu:
·         Reward Power
Adalah kekuasaan yang diperoleh dari atas dasar pemberian hadiah atau reward kepada orang lain.
·         Coersive power
Adalah kekuasaan yang bersifat paksaan, melibatkan kemampuan untuk mengontrol yaitu kemampuan dari pengirim pesan menggunakan hukuman jika orang yang menerima pesan tidak menuruti atau mematuhi suatu permintaan. Kekuasaan ini juga berkaitan dengan persepsi penerima mengenai ancaman sebagai kenyataan dan dapat dipaksakan.
·         Legitimate power
Adalah kekuasaan yang berdasarkan atas hukumseperti yang dinyatakan dari norma-norma atau nilai-nilai yang ada didalam organisasi yang memberikan hak kepada individu atau kelompok untuk menentukan tingkah laku tertentu.
·         Referent power
Adalah sebuah keinginan yang datang dari bawahan untuk mengidentifikasi atau menyenangkan atasan.referent point berbeda dengan kekuasaan yang bertipe memaksa, karena bisa terjadi tanpa disadari baik oleh atasan maupun bawahan karena berdasarkan suka rela.
·         Skill power
Adalah kekuasaan yang dipilih berdasarkan kemampuan atau keahlian didalam bidang tertentu yang dimiliki oleh seorang individu.
B.     Komunikasi Kelompok Kecil
1.      Pengertian komunikasi kelompok kecil
Menurut Shaw, komunikasi kelompok kecil adalah suatu kumpulan individu yang dapat saling mempengaruhi satu sama lain, memperoleh beberapa kepuasan satu sama lain, berinteraksi untuk beberapa tujuan, mengambil peranan, terikat satu sama lain, dan berkomunikasi tatap muka.
Didalam definisi tersebut terdapat enam unsure yang digunakan oleh Shaw untuk menentukan sebuah kelompok. Yang dimana jika salah satu dari unsure itu hilang, maka individu yang terlibat tidaklah berkomunikasi dalam kelompok.
2.      Tujuan Komunikasi Kelompok Kecil
Munculnya komunikasi kelompok kecil didalam organisasi memiliki dua tujuan yang dikategorikan menjadi:
·         Tujuan Personal
Alasan seseorang didalam mengikuti sebuah kelompok dapat dibedakan kedalam empat kategori utama, yaitu:
a.       Hubungan Sosial
Adalah tujuan mengikuti sebuah kelompok agar dapat bergaul dengan orang lain.
b.      Penyaluran
Adalah tujuan mengikuti sebuah kelompok untuk memberikan kemungkinan untuk menyalurkan perasaan. Termasuk didalamnya perasaan kecewa, takut, keluhan, harapan maupun keinginan kita.
c.       Kelompok terapi
Biasanya digunakan untuk membantu orang menghilangkan sikap-sikap atau tingkah laku dalam beberapa aspek kehidupan.
d.      Belajar
Alasan untuk mengikuti kelompok adalah untuk belajar dari orang lain yang lebih berpengalaman.
·         Tujuan yang Berhubungan dengan Pekerjaan
Komunikasi kelompok kecil sering digunakan untuk menyelesaikan dua tugas umum, yaitu:
a.       Pembuatan Keputusan
Orang-orang berkumpul bersama-sama dalam kelompok untuk membuat keputusan mengenai sesuatu.
b.      Pemecahan Masalah
Didalam sebuah organisasi, adanya kelompok kecil bisa menjadi cara terbaik didalam memecahkan suatu permasalahan.
3.      Kelompok Kecil sebagai satu system
Kelompok kecil merupakan organisasi kecil yang mempunyai empat komponen dasar yaitu Input atau masukan, proses output atau hasil dan balikan. Masukan merupakan materi mentah dalam kelompok kecil seprti orang, informasi yang digunakan kelompok untuk berinteraksi. Proses menunjukan kepada semua proses internal yang terjadi dalam kelompok selama diskusi. Proses mencakup semua tingkah laku verbal dan nonverbal yang berisi proses internal yang terjadi dalam kelompok dan mempengaruhi apa yang terjadi di dalam kelompok.
            Hasil merupakan keputusan atau penyelesaian yang dicapai oleh kelompok. Hasil dipengaruhi oleh factor masukan maupun proses. Balikan berisi respons yang mengikat system bersama. Balikan memberikan masukan untuk pertemuan kelompok masa yang akan datang.
4. Karakteristik Kelompok Kecil
            Ada beberapa karakteristik dari komunikasi kelompok kecil yang membuatnya unik dari ebrmacam konteks komunikasi lainnya. Ada 7 karakteristik, diantaranya adalah :
a.       Mempermudah pertemuan ramah tamah
Bukti menunjukan bahwa bila orang datang bersama-sama mereka cenderung untuk berlomba. Perlombaan semacam ini dapat menyehatkan orang dalam kelompok kalau dikontrol dan dalam spirit kerja sama.
b.      Personality kelompok
Tiap –tiap personality anggota dapat dan dipengaruhi oleh personality anggota lain dan sebaliknya menentukan personality kelompok.
c.       Kekompakan
Kekompakan yaitu daya tarikan anggota kelompok satu sama lain dan keinginan mereka untuk bersatu. Kekompakan didasarkan kepada kebutuhan tiap-tiap individu tetap dalam kelompok dan kemampuan kelompok memberikan tiap individu dengan beberapa macam keuntungan atau hadiah.
d.      Komitmen terhadap tugas
e.       Besarnya kelompok
Kelompok janganlah terlalu besar dan jangan terlalu kecil.. besar kelompok yang sesuai tidak lebih dari 3 orang dan tidak lebih besar dari 9 orang. Komposisi kelompok yang baik adalah terdiri dari 5 orang, dimana merupakan jumlah yang paling efektif dalam pembuatan tugas-tugas intelektual, analisis, maupun informasi penilaian dan pembuatan keputusan berkenaan dengan tindakan administrative yang tepat.
Jika suatu kelompok begitu kecil, kekecilan itu mungkin membatasi ide dan informasi yang timbul. Jika kelompok terlalu besar, kebesaran itu mungkin membatasi informasi tiap orang untuk didiskusikan.
f.       Norma Kelompok
Norma kelompok  adalah aturan dan pedoman yang digunakan oleh kelompok itu sendiri maupun beberapa factor eksternal diluar kelompok. Salah satu bentuk norma kelompok adalah membimbing dan mengkoordinasikan anggota kelompok agar kelompok dapat mencapai tujuannya.
g.      Saling tergantung satu sama lain
Keterikatan adalah salah satu bentuk kenyataan dalam semua karateristik kelompok lainnya, tanpa adanya keterikatan tidak aka nada kelompok. Keterikatan dibangun berdasarkan keinginan tiap individu untuk meletakkan kebawah keinginan dan tujuan individual untuk menyelesaikan tujuan kelompok.
5. Variabel Kunci Kelompok Kecil
a. Peranan berdasarkan fungsi
            ada 2 peranan utama dari anggota kelompok yaitu peranan tugas dan peranan untuk pemeliharaan. Peranan tugas berhubungan dengan penyelesaian tujuan yang segera dari kelompok, seperti membuat keputusan, menyelesaikan masalah atau merencanakan suatu proyek. Brune dan Sheats merinci tugas dalam komunikasi kelompok yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan.
1.      Tingkah laku tugas
A.    Mengambil inisiatif, seperti menentukan apakah masalah yang akan dibahas, menentukan aturan dalam komunikasi kelompok dan mengembangkan ide.
B.     Memberikan dan mencari informasi mislanya bertanya atau memberikan pendapat
C.     Mencari dan memberikan pendapat seperti bertanya dan memberikan pendapat
D.    Mengelaborasi dan menjelaskan, seperti memberikan informasi tambahan tentang saran dan ide tertentu
E.     Orientasi dan ringkasan, seperti meninjau kembali pokok-pokok penting dalam usaha memberikan pengarahan/bimbingan dalam diskusi.
F.      Mentes consensus, misalnya mencek apakah kelompok sudah siap untuk membuat suatu keputusan.
2.      Tingkah laku pemeliharaan
A.    Mengharmoniskan kelompok seperti menyelesaiakan perbedaan dan mengurangi ketegangan komunikasi kelompok, kadang-kadang dengan membuat humor.
B.     Mencari jalan tengah, seperti menawarkan jalan tengah pada isu atau perubahan posisi
C.     Memberikan sokongan dan semangat seperti menghargai, setuju, menerima kontribusi yang lain.
D.    Menjaga lalu lintas komuniaksi seperti, mempermudah interaksi diantara anggota
E.     Menentukan standard an tes seperti pengecekan kemajuan kelompok, persaan orang, norma kelompok, kesukaran menilai jalnnya komunikasi kelompok.
b. Kepempimpinan
            yang erat hubungannya dengan peranan yang bersifat fungsi dalam kelompok adalah konsep kepempimpinan. Pimpinan mempermudah interaksi kelompok dan menggerakkan anggota kelompok untuk menyelsaikan tugas-tugas kelompok. Pimpinan yang efektif haruslah menyelesaikan kedua tujuan aktivitas kelompok yaitu tujuan fungsional dan pemeliharaan.
c. jaringan dan ekologi kelompok
            Jaringan kelompok menentukan jalan yang terbuka bagi arus pesan. Ada bermacam-macam arus pesan seperti lingkaran, garis, bintang, dan Y. suatu organisasi lebih baik menggunakan jaringan komunikasi sentralisasi bila maslaah yang akan diselesaikan sedrhana dan bila mencari seorang pemimpin. Analisis jaringan komunikasi dapat membantu dalam menetukan apakah struktur organisasi membiarkan arus komunikasi yang efektif dan koordinasi unit-unit yang tergantung satu sama lainnya. Analisis jaringan juga dapat menunjukan apakah kelompok kerja yang terisolasi dari system dan berhubungan dengan system hanya melalui satu seri hubungan langsung dapat diidentifikasikan dan sumber-sumber komunikasi yang lebih besar dapat dipusatkan pada area ini. Kelompok juga dpengaruhi oleh susunan ruangan dan jarak secara fisik dari anggota kelompok, yang dinamakan dengan ekologi.
d. pemecahan masalah dan pembuatan keputusan
            Menurut Maier (1967) komunikasi kelompok kecil ini mempunyai kekuatan dan kelemahan tertentu. Kekuatannya adalah :
1.      Lebih besar pengetahuan dan informasi yang diperoleh. Kelompok lebih banyak mengetahui daripada individu
2.      Jumlah pendekatan lebih banyak terhadap masalah yang akan dipecahkan
3.      Partisipasi dalam penyelesaian masalah menambah penerimaan penyelesaian masalah
4.      Pemahaman yang lebih baik terhadap keputusan kelompok. Pembuat keputusan tidaklah perlu menyiarkan keputusan yang dibuat, karena mereka yang membuat bersama.
Sedangkan kelemahannya, adalah :
1.      Tekanan social
2.      Valensi penyelesaian
3.      Dominasi individual
4.      Konflik dari tujuan kedua yaitu memenangkan argumentasi.
Langkah  dalam pemecahan masalahdalam suatu organisasi menurut Richard Walen adalah :
1.      Mengidentifikasi dan menganalisis masalah
2.      Mengemukakan kemungkinan-kemungkinan penyelesaian
3.      Mengevaluasi kemungkinan penyelesaian
4.      Menganalisis untung rugi
5.      Mengambil keputusan
e. Kepatuhan akan Norma Kelompok
            Norma adalah satu set asumsi atau harapan yang dipegang oleh anggota kelompok atau organisasi mengenai tingkah laku yang benar atau yang salah, baik atau buruk, cocok atau tidak cocok, diizinkan atau tidak diizinkan. Ada variable-variabel kunci yang mempengaruhi tingkat kepatuhan dalam kelompok, diantaranya adalah :
1.      Sifat kepribadian yang mungkin mempengaruhi anggota kelompok untuk patuh
a.       Tingkat sifat yang suka menerima
b.      Tingkat kepercayaan akan diri menerima
c.       Sifat otoriter
d.      Intelegensi
e.       Kebutuhan untuk mencapai hasil
f.       Kebutuhan akan persetujuan social
2.      Variabel dalam kelompok yang mempengaruhi kepatuhan:
a.       Kekompakan
b.      Daya tarik kelompok
c.       Pentingnya kelompok
d.      Jumlah interaksi
3.      Tekanan luar yang mempengaruhi kepatuhan
a.       Besarnya kelompok
b.      Struktur kelompok
c.       Tingkat kesulitan masalah atau tugas yang dihadapi
d.      Kebaruan situasi
e.       Tekanan untuk consensus
f.       Tingkatan krisis atau keadaan darurat
g.      Tingkat situasi yang meragukan
h.      e. Kepatuhan akan Norma Kelompok
f. Konflik
            salah satu efek samping yang tidak diinginkan dalam organisasi adalah konflik. Organisasi yang sempurna, sehat tidaklah bebas dari konflik. Konflik jika ditangani secara pantas dapat diarahkan pada penyesuaian yang efektif dan tepat. Applbaum (1973) mengatakan bahwa ada hal-hal yang dapat menimbulkan konflik dalam organisasi, diantaranya :
1.      anggota kelompok bekerja terlalu dekat dan saling tergantung satu sama lain
2.      anggota kelompok mempunyai kreativitas yang sangat berbeda
3.      anggota kelompok mempunyai nilai dan kebutuhan yang berbeda.
g. Besar Kelompok
            mengenai berapa jumlah anggota kelompok yang ideal belumlah ada kesepakatan. Barelson dan Steiner  mengatakan bahwa jumlah anggota 4-7 orang adalah optimal untuk kelompok pemecahan masalah. Selanjutnya Applbaum mengatakan jumlah yang ideal untuk komunikasi yang efektif adalah 4-6 orang. Beberapa penemuan yang berkenaan dengan jumlah kelompok dalam komunikasi kelompok kecil adalah sebagai berikut :
1.      Kualitas kinerja dan produktivitas kelompok, berhubungan secara positif dengan besar kelompok dibawah beberapa kondisi tertentu.
2.      Kelompok yang lebih kecil memperlihatkan ekspresi ketidaksetujuan dan ketidakpuasan yang lebih banyak daripada kelompok yang besar.
3.      Ketika besar kelompok bertambah maka kekompakan kelompok berkurang.
4.      Kelompok yang lebih besar cenderung lebih mematuhi norma kelompok.
5.      Anggota kelompok yang besar dalam pemecahan masalah sering merasa tidak puas dengan jumlah waktu yang tersedia.
C. Komunikasi Publik
           Komunikasi public banyak kita jumpai dalam suatu organisasi, seperti memorandum karyawan, advertensi, dll. Komunikasi public mempunyai peranan tertentu dalam organisasi yang tidak kalah pentingnya.
1.      Pengertian Komunikasi Publik
Komunikasi public adalah pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam organisasi atau yang diluar organisasi, secara tatap muka atau melalui media. Kualitas yang membedakan komunikasi organisasi public dengan komunnikasi sebelumnya adalah :
a.       Komunikasi public berorientasi kepada si pembicara. Si pembicara lah yang mendominasi suatu hubungan.
b.      Pada Komunikasi public melibatkan sejumlah besar penerima pesan. Pesan komunikasi public dimaksudkan untuk menarik banyak orang, beratus bahkan berjuta-juta orang.
c.       Pada komunikasi public kurang terdapat interaksi antara pembicara dengan si pendengar apabila pendengarnya berjumlah banyak.
d.      Bahasa yang diguunakan dalam komunikasi public lebih umum supaya dapat dipahami oleh pendengar.
2.      Tujuan Komunikasi Publik
Tujuan umum adalah untuk memberikan informasi kepada sejumlah besar orang mengenai organisasi misalnya mengenai aktivitas organisasi dan hasil produksi organisasi. Selain itu komunikasi public juga bertujuan untuk menjalin hubungan antara organisasi dengan masyarakat diluar organisasi seperti pemakai jasa organisasi, pemakai hasil produksi organisasi dan masyarakat pada umumnya. Komunikasi public juga dapat digunakan untuk memberikan hiburan kepada sejumlah orang seperti menceritakan pengalaman yang menyenangkan kepada banyak orang. 
3.      Pentingnya Komunikasi Publik dalam Organisasi
Organisasi sebagai system terbuka harus berhubungan dengan lingkungan luarnya terutama harus berhubungan dengan badan-badan yang berpengaruh kepada kehidupan organisasi seperti badan ppemerintahan, pemakai jasa atau hasil produksi organisasi, leveransir dan badan lainnya.
Karena orang yang akan dihubungi banyak maka komunikasi public lebih cocok digunakan untuk kepentingan itu, baik secara tatap muka maupun tertulis atau melalui media lainnya
Pemberian informasi kepda  public bertujuan untuk mengubah sikap public terhadap informasi yang diberikan misalnya bertambah kepercayaan orang atau kesan baik terhadap organisasi tersebut. Dengan bertambah baiknya kesan orang akan hasil produk atau jasa organisasi akan memperbaiki pemasaran hasil produksi dan menambah kepercayaan pemberi dana atau badan pemerintah untuk meningkatkan bantuannya terhadap organisasi tersebut.
4.      Tipe Komunikasi Publik dalam Organisasi
Ada 2 macam persentasi dalam komunikasi Organisasi, diantaranya adalah bersifat pemberian informasi. Pemberian infomasi dapat dibedakan menjadi berikut  :
a.       Presentasi Orientasi
Presentasi ini sengaja diberikan kepada karyawan-karyawan baru dalam organisasi untuk memperkenalkan mereka dengan lingkungan kerja yang baru. Misalnya, mengenai struktur organisasi, peraturan dan undang-undang dalam organisasi dan aktivitas organisasi.
b.      Presentasi untuk latihan pekerjaan tertentu
Bila sejumlah anggota organiisasi diberikan jabatan baru, mereka mesti dilatih untuk pekerjaan itu oleh pelatih, melalui beberapa bentuk presentasi komunikasi lisan. Memperlihatkan kepada seorang bagaimana melakukan sesuatau adalah merupakan topic yang paling umum dari presentasi jabatan dalam organisasi.
c.       Laporan status
Tiap-tiap subunit organisasi haruslah menyimpan informasi tentang apa yang merekka lakukan untuk memudahkan dalam pemberian laporan status subunit masing-masing. Laporan status kadang disertai dengan memorandum dan laporan produksi dan diberikan secara teratur seperti sekali seminggu atau sekali sebulan dan juga kadang-kadang dapat diberikan secara informal.
d.      Laporan kepada dewan pengurus
Anggota organisasi seringkali diminta untuk memberikan laporan kepada dewan pengurus atau yayasan yang membina suatu organisasi.
e.       Rapat-rapat umum
Salah satu kegiatan utama dalam rapat umum adalah untuk memberikan informasi kepada seluruh karyawan yang mungkin berkenaan dengan kebijaksanaan umum yang baru atau peraturan baru yang perlu diketahui oleh karyawan, atau mengenai hal lainnya yang perlu diinformasikan secara tepat.
Bentuk kedua dari komunikasi public dalam organisasi adalah untuk mencari komitmen. Beberapa tipe dari presentasi ini adalah sebagai berikut :
1.      Presentasi Pemasaran
Tipe yang paling nyata dari presentasi untuk mencari komitmen adalah presentasi yang dilakukan oleh seorang bagian pemasaran yang mencoba  meyakini orang lain tentang hasil produksi atau pelayanan organisasinya.
2.      Presentasi Memotivasi
Bila presentasi yang diberikan untuk mempengaruhi orang agar mau bekerja keras atau meningkatkan produksi maka presentasi ini dinamakan memotivasi.
3.      Presentasi penerimaan karyawan atau Mahasiswa
Kadang-kadang suatu organisasi perlu melakukan presentasi untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang akan bekerja pada organisasi yang akan menduduki posisi tertentu.
4.      Pendekatan tim
Presentasi ini tidak terbatas pada situasi tertentu. Maka untuk itu dibentuk satu tim yang ahli dalam hal tersebut yang terdiri dari 3 atau 4 orang dan yang akan melakukan presentasi sesuai dengan bidang mereka masing-masing.
5.      Analisis pendengar dan persiapan Komunikasi Publik
Langkah-langkah dalam mempersiapkan suatu presentasi komunikasi public berdasarkan analisis pendengar:
a.       Si pembicara haruslah menentukan siapa orang yang menjadi pendengarnya. Pembicara hendaknya dapat mempelajari berapa besarnya pendengar dan latar belakang demografis dan psikologis mereka. Setelah itu baru memilih topic yang diduga disukai oleh pendengar.
b.      Pembicara haruslah mengumpulkan data tentang pendengar.
c.       Pembicara haruslah menulis suatu paper posisi yang menjelaskan bagaimana reaksi pendengar menurut pikirannya terhadap pembicaara, berdasarkan informasi yang dia peroleh.
d.      Berdasarkan informasi pada paper posisi si pembicara hendaklah membuat garis-garis besar presentasinya.
e.       Bila lebih banyak informasi yang tersedia si pembicara hendaknya terus menerus merevisi garis-garis besar dari pembicaraan. Sifat fleksibel adlaah merupakan kunci dari proses perencanaan.
6.      Penyampaian Komunikasi Publik
Kualitas penyampaian presentasi lisan ditentukan oleh pesan yang sengajja dimaksudkan dan juga oleh pesan yang tidak sengaja disampaikan. Untuk menyampaikan presentasi lisan dengan baik perlulah diperhatikan beberapa hal seperti berikut:
a.       Kontak mata
Kontak mata adalah tekhnik komunikasi non verbal yang sangat membantu si pembicara dalam menjelaskan idenya kepada pendengar. Kontak mata juga dapat membantu untuk menjaga perhatian pendengar.
Kontak mata dengan pendengar membantu si pembicara mengetahui dan memonitor  pendengar dan merupakan balikan bagi si pembicara mengenai pesan yang disampaikannya.
b.      Vokalik
Vokalik memegang peranan penting dalamn proses komunikasi. Kecepatan berbicara, nada dan irama suara, serta penekanan pada kata-kata tertentu perlu diperhatikan dalam penyampaian presentasi lisan.
c.       Ketepatan
Penyampaian pembicaraan terutama isi pembicaraan itu sendiri hendaklah cocok dengan kesempatan presentasi tersebut. Pakaian kita, gerakan dan semua elemen penyampaian akan bervariasi menurut perbedaan situasi atau kondisi dari presentasi.
d.      Perencanaan
Kunci strategi yang terbaik adalah perencanaan. Oleh karena itu sebelum penyampaian  presentasi, si pembicara terlebih dahulu telah membuat perencanaan yang matang. Pilihlah topic pembicaraan yang cocok untuk diberikan pada pendengar dengan berdasarkan analisis pendengar.




Tidak ada komentar:

Rara KaLendeR

TransLator

Kamus Indonesia-Korea

Korean Keyboard

Kamus Korea-Indonesia