Persepsi dan Konsep Dasar Komunikasi Organisasi

A.    Persepsi mengenai Komunikasi Organisasi

Macam-macam persepsi mengenai komunikasi Organisasi :

1.      Persepsi Redding dan Sarbon

Redding dan Sarbon mnegatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Persepsi ini digunakan dalam komunikasi internal (hubungan manusia), komunikasi downward (dari atasan ke bawahan), komunikasi upward (dari bawahan ke atasan), maupun komunikasi horizontal (komunikasi dari orang selevel).

2.      Persepsi Katz dan Kahn

Katz dan Kahn mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Organisasi sebagai suatu system terbuka yang menerima dan mengubah energy menjadi produk dan mengeluarkan produk ini kepada lingkungan

3.      Persepsi Zelko dan Dance

Zelko dan dance mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu system yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dilingkungan sekitar organisasinya missal komunikasi dari bawahan-atasan; komunikasi dari atasan-bawahan maupun komunikasi sesama karyawan. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi diluar lingkungan organisasinya.

4.      Persepsi Thayer

Thayer mengatakan bahwa dalam melayani komunikasi organisasi dan proses interkomunikasi ada 3 cara, yaitu :

a.       Berhubungan dengan kerja organisasi. Missal data mengenai tugas / beroperasinya organisasi

b.      Berhubungan pengaturan organisasi. Missal perintah, aturan atau pun petunjuk

c.       Berhubungan pemeliharaan dan pengembangan organisasi. Missal, hubungan personal dengan masyarakat; pembuat iklan dan latihan.

5.      Persepsi Greenbaum

Greenbaum mengatakan bahwa bidang komunikasi organisasi antara lain adalah komunikasi formal dan informal dalam suatu organisasi. Greenbaum membedakan komunikasi internal dan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sekali sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi dan masalah menggiatkan aktivitas.

B.     Definisi dan Konsep dari Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam 1 haringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti/yang selalu berubah-ubah. Dari pengertian ini mengandung 7 konsep kunci yaitu proses, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidak pastian.

1.      Proses

Organisasi adalah  suatu system terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tak ada henti-hentinya, maka hal itu dapat dikatakan sebagai suatu proses.

2.      Pesan

Pesan adalah susunan symbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Kominkasi dapat efektif apabila pesan yang dikirimkan oleh komunikator diartikan oleh komunikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirimnya. Symbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal maupun non verbal.

Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan verbal dalam oirganisasi misalnya surat, memo, pidato dan percakapan. Pesan non verbal,adalah pesan yang tidak tertulis seperti bahasa, gerakan badan, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dsbnya.

Klasifikasi pesan menurut penerima dapat dibedakan menjadi pesan internal dan eksternal. Pesan internal dipakai karyawan dalam organisasi misalnya memo, bulletin, dan rapat. Sedangkan pesan eksternal digunakan untuk memenuhi kebutuhan orang yang berkaitan dengan lingkungan dan masyarakat umum. Seperti, iklan, usaha hubungan dengan masyarakat, usaha mengenai penjualan atau pelayanan, dll.

Pesan juga dpaat diklasifikasikan menurut bagaimana pesan itu disebarluaskan. Ada 2 metode, yaitu metode perangkat keras dan metode perangkat lunak.  Metode perangkat keras digunakan , apabila pesan yang akan disampaikan menggunakan alat elektronik, dan tenaga listrik, missal computer. Metode perangkat lunak digunakan apabila pesan bergantung pada kemampuan dan keterampilan individu terutama dalam berfikir, menulis maupun berbicara. Contohnya, komunikasi lisan secara berhadapan, percakapan dalam rapat, interview, diskusi, dan kegiatan tulis menulis(surat, nota, laporan, usulan, maupun pedoman).

Klasifikasi pesan yang terakhir berdasarkan tujuan daripada pengiriman pesan. Ada 3 alasan umum arus pesan dalam organisasi, yaitu berkenaan dengan tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan.

Thayer mengumukan 4 fungsi dari arus pesan dalam organisasi yaitu untuk memberi informasi, untuk mengatur, untuk membujuk, dan untuk mengintegrasi. Goldhaber (1986) menambahkan klasifikasi barunya yaitu inovasi. Inovasi sangat penting bagi organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah-ubah. Pesan inovasi misalnya rencana baru organisasi, kegiatan baru, program baru/penghargaan yang membangkitkan pemecahan masalah.

3.      Jaringan

Organisasi terdiri dari beberapa orang yang setiap orang menduduki posisi tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Luas dari jaringan dipengaruhi oleh  banyak factor, antara lain hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seni dari arus pesan da nisi dari pesan.

Peranan tingkah laku dalam suatu organisasi menentukan siapa yang menduduki posisi atau pekerjaan tertentu baik secara formal maupun informal.

Factor ke-dua yang mempengaruhi jaringan adalah arah. Ada 3 arah jaringan komunikasi yaitu komunikasi pada bawahan, komunikasi pada atasan dan komunikasi horizontal. komunikasi  bawahan biasanya untuk tujuan tertentu missal mengajukan pertanyaan, memberikan saran-saran. Komunikasi pada atasan berkenaan dengan tugas/ pemeliharaan organisasi missal pengarahan tujuan, perintah, disiplin/ pertanyaan. Komunikasi horizontal berkenaan dengan pemecahan maslaah koordinasi, penyelesaian konflik dan desas-desus.

4.      Keadaan saling tergantung

Keadaan saling tergantung 1 bagian dengan bagian lainnya merupakan suatu system terbuka dalam suatu organisasi. Intinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan, maka dia harus memperhitungkan implikasi keputusannya itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.

5.      Hubungan

Organisasi merupakan suatu system terbuka. Suatu system social maka dari itu semuanya terletak pada tangan manusia dimana jaringan suatu pesan dalam organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karna itu hubungan manusia dalam organisasi seperti sikap, skill. Moral harus dipelajari. Hubungan manusia dalam organisasi dimulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara 2 orang sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dengan kelompok kecil, besar dalam organisasi.

6.      Lingkungan

Lingkungan adalah totalitas secara fisik dan factor social yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu system. Lingkungan dibagi 2 yaitu lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal adalah personalia(karyawan), staf dan komponen organisasi lainnya. Lingkungan kesternal adalah langganan, leveransir, saingan dan teknologi.

Organisasi harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal, yaityu teknologi, ekonomi, UU dan factor social. Mengapa? Jika lingkungan berubah-ubah maka organisasi memerlukan informasi baru yang dapat mengatasi  perubahan dengan menciptakan pertukaran pesan baik internal maupun eksternal.

7.      Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Ketidakpastian dalam suatu organisasi disebabkan terlalu banyaknya informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu urusan utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.

C.     Pendekatan Komunikasi Organisasi

Ada 3 pendekatan yaitu pendekatan Makro, Pendekatan Mikro dan pendekatan individual.

1.      Pendekatan Makro

Organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Aktivitasnya antara lain adalah :

a.       Memproses informasi dan lingkungan

Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi yang relevan dengan keadaan organisasi, kemudian merumuskan suatu respons yang tepat terhadap input informasi tersebut.

b.      Identifikasi

Suatu organisasi menggunakan informasi yang telah diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam negosiasi, persetujuan dengan relasi yang potensial dari langgananya. Proses penyesuaian diri dinamakan dengan identifikasi.

Dalam melakukan identifikasi peranan komunikasi memegang peranan penting. Tanpa dikomunikasikan kepada langganan, langganan tentu tidak mengetahui bahwa organisasi telah meningkatkan pelayannya.

c.       Integrasi dengan organisasi lain

Tidak ada organisasi bergerak dalam keadaan terisolasi. Setriap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Organisasi mesti memonitor altivitas ini, menentukan apa pengaruh aktivitas itu kepadanya.

Kadang-kadang organisasi menggunakan prosedur pengawasan yang komplek untuk memonitor satu sama lain yang mencakup penggunaan peralatan elektronik yang sensitive dan membayar seorang mata-mata dalam industri.

Kadang-kadang interaksi dengan saingan terlalu bersifat institusioanl seperti dalam organisasi perdagangan. Kelompok ini mempunyai anggota yang bersifat terbuka hanya kepada orang yang ahli dibidangnya. Mereka melakukan konvensi dan rapat dan menggunakan materi yang memberikan informasi yang relevan bagi kepentingan golongannya.

d.      Penetuan Tujuan

Dari semua kegiatan organisasi secara makro yang memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah tujuan organisasi. Suatu tujuan adalah tempat yang diinginkan organisasi sesudah diberika periode waktu tertentu. Tujuan dari organisasi umumnya memproduksi suatu produksi dengan biaya yang minimum dan menjualnya dengan mendapat keuntungan bagi organisasi.

Untuk menentukan tujuan, organisasi harus mengembangkan informasi kekuatan internal dan eksternal organisasi. Kekuatan eksternal organisasi mencakup sikap langganan, tersedianya bahan mentah, status pengaturan menurut pemerintah, dan tingkah laku dari saingan.

2.      Pendekatan Mikro

Pendekatan ini memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan submit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komuniaksi antara anggota kelompok, komuniaksi untuk pemberian orientasi dan latihan, komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi untuk menjaga iklim organisasi, komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan dan komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi.

Didalam organisasi biasanya terdapat bermacam-macam kelompok yang masing-masing mempunyai tujuannya, terlebih dalam tujuan organisasinya. Dalam hal ini diperlukan keterampilan berkomunikasi dari pimpinan sehingga anggota kelompok mempunyai motivasi untuk bekerja dengan baik dan mereka  akan bekerja dengan giat dan akan mendukung tujuan organisasi.

a.       Orientasi dan latihan

Kadang-kadang organisasi perlu memberikan orientasi dan latihan untuk melatih orang-orang dalam suatu organisasi agar dapat melakukan suatu perkerjaan tertentu.

Orientasi adalah  proses yang terus-menerus yang menghendaki komuniaksi untuk membawa orang lain melihat apa yangs edang berlangsung dalam suatu organisasi. Tugas memberi orientasi ini dapat dilakukan oleh pimpinan unit-unit organisasi maupun oleh anggota unit lainnya.

b.      Keterlibatan Anggota

Dalam organisasi sangat diperlukan keterlibatan anggota dalam unitnya masing-masing untuk menjaga kelancaran tugas organisasi. Untuk mendorong anggota unit organisasi mau bekerja adalah dnegan menggunakan komunikasi dan itu merupakan tugas dari pimpinan unit masing-masing.

c.       Penentuan Iklim Organisasi

Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam factor, tetapi pada umumnya iklim organisasi ditentukan oleh tingkah laku dari pimpinan kepada kelompoknya. Misalnya pimpinan yang tidak mau bicara dengan bawahannya dan tidak pula ambil pusing dengan apa yang dilakukan mereka mungkin akan menjadikan bawahannya malas bekerja dan tidak produktif.

d.      Supervisi dan Pengarahan

Tugas dalam organisasi perlu diawasi dikontrol serta diarahkan sesuai dengan kriteria yang telah dutentukan dan dilakukan oleh beberapa orang pimpinan organisasi terhadap orang-orang dibawah hierarki yaitu supervisor yang bertanggungjawab  terhadap orang-orang yang ada dibawahnya dan membantu  agar dapat melakukan pekerjaannya sebaik mungkin. Semua kegiatan yang dilakukan supervise menggunakan komunikasi.

e.       Kepuasan Kerja

Ada dua hal yang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya. Pertama, apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkannya untuk melakukan pekerjaannya. Yang ke-dua apabila hubungan sesame teman sekerja kurang baik. Atau dengan kata lain ketidakpuasan kerja ini berhubungan dengan masalah komunikasi.

3.      Pendekatan Individual

Pendekatan individual berpusat kepada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Komunikasi indivisual ada beberapa bentuknya diantaranya berbicara dalam kelompok kerja, mengunjungi dan berinteraksi dalam rapat, menulis dan mengonsep surat, memperdebatkan suatu usulan dan sebagainya.

a.       Berbicara pada kelompok kerja

Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja organisasi. Oleh karena itu seseorang harus mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan orang lain untuk mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok.

b.      Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat

Rapat adalah satu cara kehidupan organisasi yang umum. Oleh karena itu seorang anggota organisasi harus terampil dalam interaksi rapat yang mencakup keterampilan memberikan informasi bila diperlukan atau untuk membujuk anggota lain untuk menerima usulan dan mengarahkan rapat bila diperlukan.

c.       Menulis

Organisasi banyak memerlukan materi cetak dan tertulis yang biasanya dilakukan oleh anggota organisasi yang khusus bertugas untuk itu. Petugas itu biasa disebut dengan pegawai tata usaha yang dituntut untuk mempunyai keterampilan dalam menulis maupun mengetik.

d.      Berdebat suatu usulan

Di dalam organisasi keputusan penting dibuat dalam rapat kecil dimana orang saling berdebat satu sama lain sebelum memilih satu tindakan tertentu. Orang dalam organisasi harus membuat suatu usulan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan.  

Polisi di mata masyarakat

Polisi, siapa yang tidak kenal dengan Polisi? Dari anak-anak, remaja, bapak – bapak, ibu- ibu semua mengenal sosok ini. Polisi sangat dekat dengan masyarakat, karena tugas polisi pada umumnya adalah melindungi maupun mengayomi masyarakat. Kita dapat menemukan polisi di berbagai tempat, terutama pada pagi hari. Salah satu tempat yang sering disinggahi polisi dalam melaksanakan tugas sehari-harinya adalah jalan raya, dimana polisi tersebut bertugas mengatur dan menertibkan para pengguna jalan, yang terkadang susah diatur dan seenaknya.

Polisi adalah suatu pranata umum sipil yang mengatur tata tertib (orde) dan hukum. Namun kadangkala pranata ini bersifat militaristis, seperti di Indonesia sebelum Polri dilepas dari ABRI. Polisi dalam lingkungan pengadilan bertugas sebagai penyidik. Dalam tugasnya dia mencari keterangan – keterangan dari berbagai sumber dan keterangan saksi. Oleh karena itu, di Indonesia dikenal pula polisi sebagai pamong praja.

Polisi terkenal dengan penampilannya yang galak, yang membuat polisi ditakuti oleh sebagian masyarakat kita. Tetapi, semenjak kehebohan di situs Youtube, dimana anggota polisi bernama Briptu Norman Kamaru, melakukan aksi gila yang sangat mengagetkan citra dari kepolisian, yang sebelumnya terkenal kaku. Mungkin sebagian orang telah banyak yang mengetahui berita ini, tetapi saya hanya ingin flash back sebentar, bahwa yang dilakukan Briptu Norman Kamaru ini dianggap sebagai sebuah penyegaran. Satu yang perlu diketahui, bahwa dibalik sikapnya sebagai seorang polisi, khususnya di lingkunagn kepolisian, Briptu Norman hanyalah manusia biasa yang juga mempunyai hobi, seperti kebanyakan orang. Dalam tingkahnya, Briptu menari dan bernyanyi lipsinc sebuah lagu India berjudul Chaiya Chaiya. Ketika hal itu, tersebar di berbagai media massa kita, masyarakat – masyarakat mulai merubah pandangannya terhadap polisi. Mereka tidak lagi berfikir bahwa sosok polisi adalah sosok yang menakutkan, diantaranya kaku, dan galak, termasuk pandangan saya selama ini.

Keberanian polisi muda ini, sangat diacungi jempol, betapa tidak kurang dari beberapa minggu, dia menjadi artis dadakan yang sangat fenomenal. Semua orang dari berbagai lapisan masyarakat mengelu-elukan namanya, hal ini tentu berbeda dengan image polisi sebelumnya, sebelum adanya kehebohan yang dilakukan oleh Briptu Norman Kamaru, polisi asal Gorontalo.

Kita sebagai masyarakat awam, seharusnya berterimakasih kepada Briptu Norman. Mengapa? Karena dialah, secara  tidak langsung  mengubah pandangan negatif terhadap polisi ini. Kita kerap mengumpat dalam hati kepada polisi apabila polisi menilang kita, menangkap, atau pun menyaksikan tindakan yang dilakukan polisi di televisi, maupun di media lainnya.

Saya beranggapan bahwa sosok polisi selama ini dingin, kurang bersahabat dengan masyarakat, dan galak. Dan ini adalah contoh nyata. Saya mengalami sikap kurang yang menyenangkan dari seorang polisi wanita atau Polwan. Dan saya merasa slogan yang dimiliki oleh polisi kurang tepat. Slogan mereka “pengayom masyarakat”. Menurut saya, Bagaimana bisa masyarakat dilindungi juga sikap yang ditunjukan  polisis kurang ramah seperti itu? Yang ada masyarakat menjadi takut.

Mungkin, ini adalah pendapat saya yang belum tentu benar dengan yang orang lain rasakan. Tetapi dibalik citra negatif yang ada di diri polisi, polisi juga mempunyai sisi yang positif. Tugas yang di emban polisi sangat berat. Selain mengayomi masyarakat, polisi juga melindungi Negara. Polisi juga manusia yang mempunyai sisi negatif dan positif. Untuk itu, apapun pendapat masyrakat tentang dirimu, teruslah bertugas dan mengabdi pada negaramu. Maju terus polisi Indonesia.    

Contoh Naskah Berita Radiooo

ada 5 Contoh :

1.      1. Liputan6.com//Susilo Bambang Yudhoyono optimistis 2011 Indonesia  lebih maju// Ada  4 faktor/yaitu//momentum bangkit pertumbuhan/potensi yang cukup besar/pengalaman dari krisis local/dan/optimistis bangsa//

2.      2. Okezone.com//Temperatur lembab melanda Kota Koblenz – Jerman/yang berlangsung sejak Desember/menyebabkan sungai Rhine meluap/dan dihadapkan pada banjir dadakan/yang mencapai 7,7 meter//di wilayah Selatan Jerman/Sungai Mosel/ juga turut meluap/dan membanjiri desa yang berada di sekitarnya//

3.      3. Tempo Interaktif.com// Facebook ditutup pada 15 Maret 2011// rumor yang berkembang ternyata/dibantah oleh pendiri Facebook/yaitu Mark Zuckerberg/pada Senin Pagi// Rumor Facebook/muncul disitus WeeklyWorldNews.com/dan menyebar cepat di Twitter maupun di Facebook//

4.      4. Antara News.com// Masyarakat pengguna jasa kereta api/menyambut gembira penundaan kenaikan tarif kereta api/yang sempat diberlakukan/pada tanggal 08 Januari 2011 lalu// Menurut Teti/ adanya kenaikan tarif kereta api/ dirasa/ sangat memberatkan warga// Direktur Jenderal Perkeretaapian Kementerian Perhubungan/Tundjung Inderawan menjelaskan/keputusan menunda adalah/ mempertimbangkan kenaikan harga bahan pokok /dan tingginya kebutuhan masyarakat akan transportasi massal yang murah//

5.      5. DNAberita.com//  Korea Utara memberikan sinyal untuk berdamai dengan Korea Selatan// Komite menawarkan pembicaraan kedua Negara pada akhir Januari// Komite juga mengatakan/ Korut akan membuka kembali /kantor penghubung dengan Korsel diperbatasan kedua Negara//Juru bicara Menteri gabungan/Chun Hae-sung /mengatakan/ akan mempertimbangkan pernyataan itu, tetapi menyebutkan belum ada permintaan resmi yang diterima oleh Korut//

Format Interaksi Komunikasi Organisasi

Berdasarkan jumlah yang dimiliki terdapat tiga kategori yang membedakan sebuah komunikasi didalam sebuah organisasi. Yaitu komunikasi Interpersonal, komunikasi kelompok kecil dan yang terakhir adalah komunikasi publik.

A.    Komunikasi Interpersonal

Sistem komunikasi interpersonal merupakan komunikasi yang dianggap salah satu dasar komunikasi yang digunakan untuk menunjang keberhasilan suatu organisasi.

1.      Pengertian Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal sendiri memiliki arti komunikasi dalam diri sendiri. Ini dikarenakan, didalam setiap manusia memiliki unsure-unsur didalam sebuah proses komunikasi seperti sumber, pesan, saluran, penerima dan balikan (efek atau feed back).

Menurut Wenburg dan Wilmat, sebuah persepsi individu tidak dapat dicek oleh orang lain tetapi semua atribut pesan  atau media perantara pesan yang digunakan, ditentukan oleh masing-masing individu. Sehingga persepsi seseorang memiliki peranan penting didalam mengartikan pesan yang diterima oleh komunikan.

Dari penjabaran diatas makan dapat disimpulkan bahwa, komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara dua orang individu yang hasil dari proses pertukaran informasi tersebut bisa langsung diketahui.

2.      Klasifikasi Komunikasi Interpersonal

Menurut Redding, terdapat pembagian didalam sebuah proses komunikasi interpersonal, yaitu:

•           Interaksi Intim

Merupakan proses komunikasi yang terjadi diantara teman baik, pasangan, keluarga, dan orang lain yang memiliki ikatan emosional yang kuat. Kekuatan dari komunikasi jenis ini ditentukan oleh kuat tidaknya hubungan antara individu yang sedang melakukan komunikasi.

•           Percakapan Sosial

Merupakan proses percakapan yang bertujuan untuk menyenangkan lawan bicara dengan cara yang sederhana seperti sedikit berbicara.

•           Interogasi / Pemeriksaan

Sebuah proses komunikasi dimana seseorang yang menanyakan sebuah informasi kepada lawan bicara yang berada didalam sebuah control emosional yang bersifat memaksa atau menuntut.

•           Wawancara

Merupakan proses komunikasi yang terjadi antara dua orang yang berbentuk komunikasi Tanya jawab.

3.      Kebutuhan Komunikasi Interpersonal dalam Organisasi

Menurut William C Schutz, terdapat tiga kebutuhan dasar yang mendasari manusia melakukan kegiatan komunikasi Interpersonal didalam organisasi, yaitu:

·          Kebutuhan akan Kasih Sayang

Merupakan kebutuhan untuk mempertimbangkan apakah seorang individu disukai atau disayangi oleh orang lain.

·         Kebutuhan untuk Diikutsertakan

Merupakan kebutuhan untuk merasa berarti, dibutuhkan atau diperhitungkan oleh orang lain didalam suatu kegiatan atau didalam sebuah organisasi.

·         Kebutuhan akan Kekuasaan atau Kontrol

Merupakan sebuah kebutuhan yang muncul karena rasa tanggung jawab dan kepemimpinan.

4.      Tujuan Komunikasi Interpersonal

Didalam sebuah proses komunikasi Interpersonal, terdapat beberapa tujuan yang telah dirangkum atau disimpulkan oleh para ahli, baik yang bersifat disengaja maupun yang bersifat tidak disengaja, antara lain:

•           Menemukan diri sendiri

•           Menemukan dunia Luar

•           Membentuk dan menjaga hubungan yang penuh arti

•           Berubah sikap dan tingkah laku

•           Untuk bermain dan kesenangan

•           Untuk membantu

5.  Aksioma Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal merupakan jenis komunikasi yang sangat khusus, dikarenakan pada dasarnya komunikasi yang bersifat transaksi. Terdapat beberapa aksioma yang dijadikan sebagai prinsip umum dari komunikasi interpersonal itu sendiri. Dimana arti dari aksioma sendiri adalah pendapat yang dijadikan pedoman dasar dan merupakan Dalil Pemula, sehingga kebenarannya tidak perlu dibuktikan lagi, atau
suatu pernyataan yang diterima sebagai kebenaran dan bersifat umum, tanpa memerlukan pembuktian. Aksioma-aksioma tersebut antara lain:

·         Komunikasi tidak dapat dielakkan

·         Komunikasi tidak dapat dibalikkan

·         Komunikasi mempunyai isi dan dimensi hubungan

·         Komunikasi meliputi proses penyesuaian

·         Hubungan ditentukan oleh pemberi tanda

·         Interaksi mungkin dipandang sebagai suatu simetris

6.  Kepercayaan Interpersonal dan Keterbukaan

Untuk menjaga keefektifan hubungan antara atasan dan bawahan maka diperlukan kepercayaan dan keterbukaan diantara karyawan dan bawahannya. Terdapat suatu pemahaman factor yang mengarahkan bawahan mengubah komunikai ke atas adalah salah satu prasyarat didalam menangani masalah.

Menurut Haney, terdapat dua siklus yaitu siklus yang bersifat konstruktif dan siklus yang bersifat destruktif. Pada siklus konstruktif, kinerja yang tinggi disebabkan oleh kepercayaan yang tinggi. Sedangkan pada siklus destruktif, terdapat keadaan sebaliknya dimana kinerja yang rendah disebabkan oleh kepercayaan yang rendah pula.

Haney memberikan dua cara untuk memecahkan siklus destruktif, yaitu dengan inisiatif atasan dan inisiatif bawahan. Dimana inisiatif bawahan tergantung pada kesabaran bawahan dalam hal toleransi kepercayaan yang rendah dari atasan dengan cara tetap mempertahankan hasil kinerja yang tinggi untuk dapat membujuk atasan dengan cara menunjukkan kesungguhannya.

Sedangkan untuk inisiatif atasan, dilakukan dengan cara memberikan tambahan tanggung jawab dan kepercayaan dengan harapan bahwa orang yang mempunyai kinerja rendah akan termotifasi untuk meningkatkan kinerjanya.

Kedua metode diatas mungkin sedikit kurang realistis dan bahkan lebih sulit memulainya, tetapi keduanya adalah cara yang patut dicoba karena jika mereka melakukannya akan menambah kepercayaan dan kinerja. Tanpa kerja sama kedua pihak, tidak akan mungkin untuk memecahkan masalah pada siklus destruktif.

7.  Hubungan Interpersonal yang Efektif

Menurut Roger, komunikasi interpersonal akan efektif apabila kedua belah pihak:

·         Bertemu satu sama lain secara personal

·         Empati secara tepat terhadap pribadi yang lain dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain.

·         Menghargai satu sama lain, bersifat positif dan wajar tanpa menilai atau keberatan.

·         Menghayati pengalaman satu sama lain dengan sungguh-sungguh, bersikap menerima dan empati satu sama lain.

·         Merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan iklimyang mendukung dan mengurangi kecenderungan gangguan arti.

·         Memperlihatkan tingkah laku yang percaya penuh dan memperkuat perasaan aman terhadap yang lain.

Sedangkan menurut Pace dan Boren, komunikasi interpersonal akan efektif apabila kedua belah pihak mengenal beberapa standar sebagaimana berikut:

·         Mengembangkan suatu pertemuan personal yang langsung satu sama lain mengkomunikasikan perasaan secara langsung.

·         Mengkomunikasikan suatu pemahaman empati secara tepat dengan pribadi orang lain melalui keterbukaan diri.

·         Mengkomunikasikan seuatu kehangatan, pemahaman yang positif mengenai orang lain dengan gaya mendengarkan dan memberikan respon.

·         Mengkomunikasikan keaslian dan penerimaan satu sama lain dengan ekspresi penerimaan secara verbal dan nonverbal.

·         Berkomunikasi dengan ramah tamah, wajar, menghargai secara positif satu sama lain melalui respon yang tidak bersifat menilai.

·         Mengkomunikasikan suatu keterbukaan dan iklim yang mendukung melalui konfrontasi yang bersifat membangun.

·         Berkomunikasi untuk menciptakan kesamaan arti dengan negoissasiarti dan memberikan respon yang relevan.

Dari beberapa pendapat diatas terdapat suatu kesamaan, yaitu agar komunikasi interpersonal terwujud secara efektif apabila ditunjang juga oleh iklim komunikasi yang sesuai atau tepat.

Menurut Jack Gibb sebuah iklim komunikasi dapat dikatakan mendukung apabila:

·         Menguraikan sesuatu apa adanya, tidak ada praduga, menanyakan pertanyaan untuk informasi, mengemukakan perasaan, kejadian, persepsi, atau proses tanpa menyatakan secara tidak langsung perubahan kepada penerima.

·         Berorientasi kepada masalah (menentukan masalah bersama dan mencari penyelesaian tanpa menghambat tujuan penerima, keputusan dan kemajuan.)

·         Spontan (bebas dari tipuan, tidak mempunyai motif yang tersembunyi, jujur dan lurus.)

·         Kesamaan (saling percaya dan menghargai, terlibat dalam pembuatan perencanaan tanpa mempengaruhi kekuasaan, status atau penampilan.)

·         Empati (menghargai pendengar, mengidentifikasi, saling berbagi dan menerima masalahnya, perasaan dan nilai-nilai.)

·         Bersifat sementara (ingin melakukan percobaan dengan tingkah laku sendiri, sikap dan ide-ide.)

8.  Hubungan Kekuasaan (power) dengan Komunikasi Interpersonal

Menurut Mc Clelland, kebutuhan akan kekuasaan merupakan salah satu kebutuhan yang tersembunyi.

Didalam sebuah organisasi, kekuasaan memiliki berbagai jenis dan berubah-ubah dari orang ke orang dan dari situasi ke situasi. Dimana menurut French dan Roven membedakan kekuasaan menjadi lima tipe, yaitu:

·         Reward Power

Adalah kekuasaan yang diperoleh dari atas dasar pemberian hadiah atau reward kepada orang lain.

·         Coersive power

Adalah kekuasaan yang bersifat paksaan, melibatkan kemampuan untuk mengontrol yaitu kemampuan dari pengirim pesan menggunakan hukuman jika orang yang menerima pesan tidak menuruti atau mematuhi suatu permintaan. Kekuasaan ini juga berkaitan dengan persepsi penerima mengenai ancaman sebagai kenyataan dan dapat dipaksakan.

·         Legitimate power

Adalah kekuasaan yang berdasarkan atas hukumseperti yang dinyatakan dari norma-norma atau nilai-nilai yang ada didalam organisasi yang memberikan hak kepada individu atau kelompok untuk menentukan tingkah laku tertentu.

·         Referent power

Adalah sebuah keinginan yang datang dari bawahan untuk mengidentifikasi atau menyenangkan atasan.referent point berbeda dengan kekuasaan yang bertipe memaksa, karena bisa terjadi tanpa disadari baik oleh atasan maupun bawahan karena berdasarkan suka rela.

·         Skill power

Adalah kekuasaan yang dipilih berdasarkan kemampuan atau keahlian didalam bidang tertentu yang dimiliki oleh seorang individu.

B.     Komunikasi Kelompok Kecil

1.      Pengertian komunikasi kelompok kecil

Menurut Shaw, komunikasi kelompok kecil adalah suatu kumpulan individu yang dapat saling mempengaruhi satu sama lain, memperoleh beberapa kepuasan satu sama lain, berinteraksi untuk beberapa tujuan, mengambil peranan, terikat satu sama lain, dan berkomunikasi tatap muka.

Didalam definisi tersebut terdapat enam unsure yang digunakan oleh Shaw untuk menentukan sebuah kelompok. Yang dimana jika salah satu dari unsure itu hilang, maka individu yang terlibat tidaklah berkomunikasi dalam kelompok.

2.      Tujuan Komunikasi Kelompok Kecil

Munculnya komunikasi kelompok kecil didalam organisasi memiliki dua tujuan yang dikategorikan menjadi:

·         Tujuan Personal

Alasan seseorang didalam mengikuti sebuah kelompok dapat dibedakan kedalam empat kategori utama, yaitu:

a.       Hubungan Sosial

Adalah tujuan mengikuti sebuah kelompok agar dapat bergaul dengan orang lain.

b.      Penyaluran

Adalah tujuan mengikuti sebuah kelompok untuk memberikan kemungkinan untuk menyalurkan perasaan. Termasuk didalamnya perasaan kecewa, takut, keluhan, harapan maupun keinginan kita.

c.       Kelompok terapi

Biasanya digunakan untuk membantu orang menghilangkan sikap-sikap atau tingkah laku dalam beberapa aspek kehidupan.

d.      Belajar

Alasan untuk mengikuti kelompok adalah untuk belajar dari orang lain yang lebih berpengalaman.

·         Tujuan yang Berhubungan dengan Pekerjaan

Komunikasi kelompok kecil sering digunakan untuk menyelesaikan dua tugas umum, yaitu:

a.       Pembuatan Keputusan

Orang-orang berkumpul bersama-sama dalam kelompok untuk membuat keputusan mengenai sesuatu.

b.      Pemecahan Masalah

Didalam sebuah organisasi, adanya kelompok kecil bisa menjadi cara terbaik didalam memecahkan suatu permasalahan.

3.      Kelompok Kecil sebagai satu system

Kelompok kecil merupakan organisasi kecil yang mempunyai empat komponen dasar yaitu Input atau masukan, proses output atau hasil dan balikan. Masukan merupakan materi mentah dalam kelompok kecil seprti orang, informasi yang digunakan kelompok untuk berinteraksi. Proses menunjukan kepada semua proses internal yang terjadi dalam kelompok selama diskusi. Proses mencakup semua tingkah laku verbal dan nonverbal yang berisi proses internal yang terjadi dalam kelompok dan mempengaruhi apa yang terjadi di dalam kelompok.

            Hasil merupakan keputusan atau penyelesaian yang dicapai oleh kelompok. Hasil dipengaruhi oleh factor masukan maupun proses. Balikan berisi respons yang mengikat system bersama. Balikan memberikan masukan untuk pertemuan kelompok masa yang akan datang.

4. Karakteristik Kelompok Kecil

            Ada beberapa karakteristik dari komunikasi kelompok kecil yang membuatnya unik dari ebrmacam konteks komunikasi lainnya. Ada 7 karakteristik, diantaranya adalah :

a.       Mempermudah pertemuan ramah tamah

Bukti menunjukan bahwa bila orang datang bersama-sama mereka cenderung untuk berlomba. Perlombaan semacam ini dapat menyehatkan orang dalam kelompok kalau dikontrol dan dalam spirit kerja sama.

b.      Personality kelompok

Tiap –tiap personality anggota dapat dan dipengaruhi oleh personality anggota lain dan sebaliknya menentukan personality kelompok.

c.       Kekompakan

Kekompakan yaitu daya tarikan anggota kelompok satu sama lain dan keinginan mereka untuk bersatu. Kekompakan didasarkan kepada kebutuhan tiap-tiap individu tetap dalam kelompok dan kemampuan kelompok memberikan tiap individu dengan beberapa macam keuntungan atau hadiah.

d.      Komitmen terhadap tugas

e.       Besarnya kelompok

Kelompok janganlah terlalu besar dan jangan terlalu kecil.. besar kelompok yang sesuai tidak lebih dari 3 orang dan tidak lebih besar dari 9 orang. Komposisi kelompok yang baik adalah terdiri dari 5 orang, dimana merupakan jumlah yang paling efektif dalam pembuatan tugas-tugas intelektual, analisis, maupun informasi penilaian dan pembuatan keputusan berkenaan dengan tindakan administrative yang tepat.

Jika suatu kelompok begitu kecil, kekecilan itu mungkin membatasi ide dan informasi yang timbul. Jika kelompok terlalu besar, kebesaran itu mungkin membatasi informasi tiap orang untuk didiskusikan.

f.       Norma Kelompok

Norma kelompok  adalah aturan dan pedoman yang digunakan oleh kelompok itu sendiri maupun beberapa factor eksternal diluar kelompok. Salah satu bentuk norma kelompok adalah membimbing dan mengkoordinasikan anggota kelompok agar kelompok dapat mencapai tujuannya.

g.      Saling tergantung satu sama lain

Keterikatan adalah salah satu bentuk kenyataan dalam semua karateristik kelompok lainnya, tanpa adanya keterikatan tidak aka nada kelompok. Keterikatan dibangun berdasarkan keinginan tiap individu untuk meletakkan kebawah keinginan dan tujuan individual untuk menyelesaikan tujuan kelompok.

5. Variabel Kunci Kelompok Kecil

a. Peranan berdasarkan fungsi

            ada 2 peranan utama dari anggota kelompok yaitu peranan tugas dan peranan untuk pemeliharaan. Peranan tugas berhubungan dengan penyelesaian tujuan yang segera dari kelompok, seperti membuat keputusan, menyelesaikan masalah atau merencanakan suatu proyek. Brune dan Sheats merinci tugas dalam komunikasi kelompok yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan.

1.      Tingkah laku tugas

A.    Mengambil inisiatif, seperti menentukan apakah masalah yang akan dibahas, menentukan aturan dalam komunikasi kelompok dan mengembangkan ide.

B.     Memberikan dan mencari informasi mislanya bertanya atau memberikan pendapat

C.     Mencari dan memberikan pendapat seperti bertanya dan memberikan pendapat

D.    Mengelaborasi dan menjelaskan, seperti memberikan informasi tambahan tentang saran dan ide tertentu

E.     Orientasi dan ringkasan, seperti meninjau kembali pokok-pokok penting dalam usaha memberikan pengarahan/bimbingan dalam diskusi.

F.      Mentes consensus, misalnya mencek apakah kelompok sudah siap untuk membuat suatu keputusan.

2.      Tingkah laku pemeliharaan

A.    Mengharmoniskan kelompok seperti menyelesaiakan perbedaan dan mengurangi ketegangan komunikasi kelompok, kadang-kadang dengan membuat humor.

B.     Mencari jalan tengah, seperti menawarkan jalan tengah pada isu atau perubahan posisi

C.     Memberikan sokongan dan semangat seperti menghargai, setuju, menerima kontribusi yang lain.

D.    Menjaga lalu lintas komuniaksi seperti, mempermudah interaksi diantara anggota

E.     Menentukan standard an tes seperti pengecekan kemajuan kelompok, persaan orang, norma kelompok, kesukaran menilai jalnnya komunikasi kelompok.

b. Kepempimpinan

            yang erat hubungannya dengan peranan yang bersifat fungsi dalam kelompok adalah konsep kepempimpinan. Pimpinan mempermudah interaksi kelompok dan menggerakkan anggota kelompok untuk menyelsaikan tugas-tugas kelompok. Pimpinan yang efektif haruslah menyelesaikan kedua tujuan aktivitas kelompok yaitu tujuan fungsional dan pemeliharaan.

c. jaringan dan ekologi kelompok

            Jaringan kelompok menentukan jalan yang terbuka bagi arus pesan. Ada bermacam-macam arus pesan seperti lingkaran, garis, bintang, dan Y. suatu organisasi lebih baik menggunakan jaringan komunikasi sentralisasi bila maslaah yang akan diselesaikan sedrhana dan bila mencari seorang pemimpin. Analisis jaringan komunikasi dapat membantu dalam menetukan apakah struktur organisasi membiarkan arus komunikasi yang efektif dan koordinasi unit-unit yang tergantung satu sama lainnya. Analisis jaringan juga dapat menunjukan apakah kelompok kerja yang terisolasi dari system dan berhubungan dengan system hanya melalui satu seri hubungan langsung dapat diidentifikasikan dan sumber-sumber komunikasi yang lebih besar dapat dipusatkan pada area ini. Kelompok juga dpengaruhi oleh susunan ruangan dan jarak secara fisik dari anggota kelompok, yang dinamakan dengan ekologi.

d. pemecahan masalah dan pembuatan keputusan

            Menurut Maier (1967) komunikasi kelompok kecil ini mempunyai kekuatan dan kelemahan tertentu. Kekuatannya adalah :

1.      Lebih besar pengetahuan dan informasi yang diperoleh. Kelompok lebih banyak mengetahui daripada individu

2.      Jumlah pendekatan lebih banyak terhadap masalah yang akan dipecahkan

3.      Partisipasi dalam penyelesaian masalah menambah penerimaan penyelesaian masalah

4.      Pemahaman yang lebih baik terhadap keputusan kelompok. Pembuat keputusan tidaklah perlu menyiarkan keputusan yang dibuat, karena mereka yang membuat bersama.

Sedangkan kelemahannya, adalah :

1.      Tekanan social

2.      Valensi penyelesaian

3.      Dominasi individual

4.      Konflik dari tujuan kedua yaitu memenangkan argumentasi.

Langkah  dalam pemecahan masalahdalam suatu organisasi menurut Richard Walen adalah :

1.      Mengidentifikasi dan menganalisis masalah

2.      Mengemukakan kemungkinan-kemungkinan penyelesaian

3.      Mengevaluasi kemungkinan penyelesaian

4.      Menganalisis untung rugi

5.      Mengambil keputusan

e. Kepatuhan akan Norma Kelompok

            Norma adalah satu set asumsi atau harapan yang dipegang oleh anggota kelompok atau organisasi mengenai tingkah laku yang benar atau yang salah, baik atau buruk, cocok atau tidak cocok, diizinkan atau tidak diizinkan. Ada variable-variabel kunci yang mempengaruhi tingkat kepatuhan dalam kelompok, diantaranya adalah :

1.      Sifat kepribadian yang mungkin mempengaruhi anggota kelompok untuk patuh

a.       Tingkat sifat yang suka menerima

b.      Tingkat kepercayaan akan diri menerima

c.       Sifat otoriter

d.      Intelegensi

e.       Kebutuhan untuk mencapai hasil

f.       Kebutuhan akan persetujuan social

2.      Variabel dalam kelompok yang mempengaruhi kepatuhan:

a.       Kekompakan

b.      Daya tarik kelompok

c.       Pentingnya kelompok

d.      Jumlah interaksi

3.      Tekanan luar yang mempengaruhi kepatuhan

a.       Besarnya kelompok

b.      Struktur kelompok

c.       Tingkat kesulitan masalah atau tugas yang dihadapi

d.      Kebaruan situasi

e.       Tekanan untuk consensus

f.       Tingkatan krisis atau keadaan darurat

g.      Tingkat situasi yang meragukan

h.      e. Kepatuhan akan Norma Kelompok

f. Konflik

            salah satu efek samping yang tidak diinginkan dalam organisasi adalah konflik. Organisasi yang sempurna, sehat tidaklah bebas dari konflik. Konflik jika ditangani secara pantas dapat diarahkan pada penyesuaian yang efektif dan tepat. Applbaum (1973) mengatakan bahwa ada hal-hal yang dapat menimbulkan konflik dalam organisasi, diantaranya :

1.      anggota kelompok bekerja terlalu dekat dan saling tergantung satu sama lain

2.      anggota kelompok mempunyai kreativitas yang sangat berbeda

3.      anggota kelompok mempunyai nilai dan kebutuhan yang berbeda.

g. Besar Kelompok

            mengenai berapa jumlah anggota kelompok yang ideal belumlah ada kesepakatan. Barelson dan Steiner  mengatakan bahwa jumlah anggota 4-7 orang adalah optimal untuk kelompok pemecahan masalah. Selanjutnya Applbaum mengatakan jumlah yang ideal untuk komunikasi yang efektif adalah 4-6 orang. Beberapa penemuan yang berkenaan dengan jumlah kelompok dalam komunikasi kelompok kecil adalah sebagai berikut :

1.      Kualitas kinerja dan produktivitas kelompok, berhubungan secara positif dengan besar kelompok dibawah beberapa kondisi tertentu.

2.      Kelompok yang lebih kecil memperlihatkan ekspresi ketidaksetujuan dan ketidakpuasan yang lebih banyak daripada kelompok yang besar.

3.      Ketika besar kelompok bertambah maka kekompakan kelompok berkurang.

4.      Kelompok yang lebih besar cenderung lebih mematuhi norma kelompok.

5.      Anggota kelompok yang besar dalam pemecahan masalah sering merasa tidak puas dengan jumlah waktu yang tersedia.

C. Komunikasi Publik

           Komunikasi public banyak kita jumpai dalam suatu organisasi, seperti memorandum karyawan, advertensi, dll. Komunikasi public mempunyai peranan tertentu dalam organisasi yang tidak kalah pentingnya.

1.      Pengertian Komunikasi Publik

Komunikasi public adalah pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam organisasi atau yang diluar organisasi, secara tatap muka atau melalui media. Kualitas yang membedakan komunikasi organisasi public dengan komunnikasi sebelumnya adalah :

a.       Komunikasi public berorientasi kepada si pembicara. Si pembicara lah yang mendominasi suatu hubungan.

b.      Pada Komunikasi public melibatkan sejumlah besar penerima pesan. Pesan komunikasi public dimaksudkan untuk menarik banyak orang, beratus bahkan berjuta-juta orang.

c.       Pada komunikasi public kurang terdapat interaksi antara pembicara dengan si pendengar apabila pendengarnya berjumlah banyak.

d.      Bahasa yang diguunakan dalam komunikasi public lebih umum supaya dapat dipahami oleh pendengar.

2.      Tujuan Komunikasi Publik

Tujuan umum adalah untuk memberikan informasi kepada sejumlah besar orang mengenai organisasi misalnya mengenai aktivitas organisasi dan hasil produksi organisasi. Selain itu komunikasi public juga bertujuan untuk menjalin hubungan antara organisasi dengan masyarakat diluar organisasi seperti pemakai jasa organisasi, pemakai hasil produksi organisasi dan masyarakat pada umumnya. Komunikasi public juga dapat digunakan untuk memberikan hiburan kepada sejumlah orang seperti menceritakan pengalaman yang menyenangkan kepada banyak orang. 

3.      Pentingnya Komunikasi Publik dalam Organisasi

Organisasi sebagai system terbuka harus berhubungan dengan lingkungan luarnya terutama harus berhubungan dengan badan-badan yang berpengaruh kepada kehidupan organisasi seperti badan ppemerintahan, pemakai jasa atau hasil produksi organisasi, leveransir dan badan lainnya.

Karena orang yang akan dihubungi banyak maka komunikasi public lebih cocok digunakan untuk kepentingan itu, baik secara tatap muka maupun tertulis atau melalui media lainnya

Pemberian informasi kepda  public bertujuan untuk mengubah sikap public terhadap informasi yang diberikan misalnya bertambah kepercayaan orang atau kesan baik terhadap organisasi tersebut. Dengan bertambah baiknya kesan orang akan hasil produk atau jasa organisasi akan memperbaiki pemasaran hasil produksi dan menambah kepercayaan pemberi dana atau badan pemerintah untuk meningkatkan bantuannya terhadap organisasi tersebut.

4.      Tipe Komunikasi Publik dalam Organisasi

Ada 2 macam persentasi dalam komunikasi Organisasi, diantaranya adalah bersifat pemberian informasi. Pemberian infomasi dapat dibedakan menjadi berikut  :

a.       Presentasi Orientasi

Presentasi ini sengaja diberikan kepada karyawan-karyawan baru dalam organisasi untuk memperkenalkan mereka dengan lingkungan kerja yang baru. Misalnya, mengenai struktur organisasi, peraturan dan undang-undang dalam organisasi dan aktivitas organisasi.

b.      Presentasi untuk latihan pekerjaan tertentu

Bila sejumlah anggota organiisasi diberikan jabatan baru, mereka mesti dilatih untuk pekerjaan itu oleh pelatih, melalui beberapa bentuk presentasi komunikasi lisan. Memperlihatkan kepada seorang bagaimana melakukan sesuatau adalah merupakan topic yang paling umum dari presentasi jabatan dalam organisasi.

c.       Laporan status

Tiap-tiap subunit organisasi haruslah menyimpan informasi tentang apa yang merekka lakukan untuk memudahkan dalam pemberian laporan status subunit masing-masing. Laporan status kadang disertai dengan memorandum dan laporan produksi dan diberikan secara teratur seperti sekali seminggu atau sekali sebulan dan juga kadang-kadang dapat diberikan secara informal.

d.      Laporan kepada dewan pengurus

Anggota organisasi seringkali diminta untuk memberikan laporan kepada dewan pengurus atau yayasan yang membina suatu organisasi.

e.       Rapat-rapat umum

Salah satu kegiatan utama dalam rapat umum adalah untuk memberikan informasi kepada seluruh karyawan yang mungkin berkenaan dengan kebijaksanaan umum yang baru atau peraturan baru yang perlu diketahui oleh karyawan, atau mengenai hal lainnya yang perlu diinformasikan secara tepat.

Bentuk kedua dari komunikasi public dalam organisasi adalah untuk mencari komitmen. Beberapa tipe dari presentasi ini adalah sebagai berikut :

1.      Presentasi Pemasaran

Tipe yang paling nyata dari presentasi untuk mencari komitmen adalah presentasi yang dilakukan oleh seorang bagian pemasaran yang mencoba  meyakini orang lain tentang hasil produksi atau pelayanan organisasinya.

2.      Presentasi Memotivasi

Bila presentasi yang diberikan untuk mempengaruhi orang agar mau bekerja keras atau meningkatkan produksi maka presentasi ini dinamakan memotivasi.

3.      Presentasi penerimaan karyawan atau Mahasiswa

Kadang-kadang suatu organisasi perlu melakukan presentasi untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang akan bekerja pada organisasi yang akan menduduki posisi tertentu.

4.      Pendekatan tim

Presentasi ini tidak terbatas pada situasi tertentu. Maka untuk itu dibentuk satu tim yang ahli dalam hal tersebut yang terdiri dari 3 atau 4 orang dan yang akan melakukan presentasi sesuai dengan bidang mereka masing-masing.

5.      Analisis pendengar dan persiapan Komunikasi Publik

Langkah-langkah dalam mempersiapkan suatu presentasi komunikasi public berdasarkan analisis pendengar:

a.       Si pembicara haruslah menentukan siapa orang yang menjadi pendengarnya. Pembicara hendaknya dapat mempelajari berapa besarnya pendengar dan latar belakang demografis dan psikologis mereka. Setelah itu baru memilih topic yang diduga disukai oleh pendengar.

b.      Pembicara haruslah mengumpulkan data tentang pendengar.

c.       Pembicara haruslah menulis suatu paper posisi yang menjelaskan bagaimana reaksi pendengar menurut pikirannya terhadap pembicaara, berdasarkan informasi yang dia peroleh.

d.      Berdasarkan informasi pada paper posisi si pembicara hendaklah membuat garis-garis besar presentasinya.

e.       Bila lebih banyak informasi yang tersedia si pembicara hendaknya terus menerus merevisi garis-garis besar dari pembicaraan. Sifat fleksibel adlaah merupakan kunci dari proses perencanaan.

6.      Penyampaian Komunikasi Publik

Kualitas penyampaian presentasi lisan ditentukan oleh pesan yang sengajja dimaksudkan dan juga oleh pesan yang tidak sengaja disampaikan. Untuk menyampaikan presentasi lisan dengan baik perlulah diperhatikan beberapa hal seperti berikut:

a.       Kontak mata

Kontak mata adalah tekhnik komunikasi non verbal yang sangat membantu si pembicara dalam menjelaskan idenya kepada pendengar. Kontak mata juga dapat membantu untuk menjaga perhatian pendengar.

Kontak mata dengan pendengar membantu si pembicara mengetahui dan memonitor  pendengar dan merupakan balikan bagi si pembicara mengenai pesan yang disampaikannya.

b.      Vokalik

Vokalik memegang peranan penting dalamn proses komunikasi. Kecepatan berbicara, nada dan irama suara, serta penekanan pada kata-kata tertentu perlu diperhatikan dalam penyampaian presentasi lisan.

c.       Ketepatan

Penyampaian pembicaraan terutama isi pembicaraan itu sendiri hendaklah cocok dengan kesempatan presentasi tersebut. Pakaian kita, gerakan dan semua elemen penyampaian akan bervariasi menurut perbedaan situasi atau kondisi dari presentasi.

d.      Perencanaan

Kunci strategi yang terbaik adalah perencanaan. Oleh karena itu sebelum penyampaian  presentasi, si pembicara terlebih dahulu telah membuat perencanaan yang matang. Pilihlah topic pembicaraan yang cocok untuk diberikan pada pendengar dengan berdasarkan analisis pendengar.