Format Interaksi Komunikasi Organisasi

Berdasarkan jumlah yang dimiliki terdapat tiga kategori yang membedakan sebuah komunikasi didalam sebuah organisasi. Yaitu komunikasi Interpersonal, komunikasi kelompok kecil dan yang terakhir adalah komunikasi publik.

A.    Komunikasi Interpersonal

Sistem komunikasi interpersonal merupakan komunikasi yang dianggap salah satu dasar komunikasi yang digunakan untuk menunjang keberhasilan suatu organisasi.

1.      Pengertian Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal sendiri memiliki arti komunikasi dalam diri sendiri. Ini dikarenakan, didalam setiap manusia memiliki unsure-unsur didalam sebuah proses komunikasi seperti sumber, pesan, saluran, penerima dan balikan (efek atau feed back).

Menurut Wenburg dan Wilmat, sebuah persepsi individu tidak dapat dicek oleh orang lain tetapi semua atribut pesan  atau media perantara pesan yang digunakan, ditentukan oleh masing-masing individu. Sehingga persepsi seseorang memiliki peranan penting didalam mengartikan pesan yang diterima oleh komunikan.

Dari penjabaran diatas makan dapat disimpulkan bahwa, komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara dua orang individu yang hasil dari proses pertukaran informasi tersebut bisa langsung diketahui.

2.      Klasifikasi Komunikasi Interpersonal

Menurut Redding, terdapat pembagian didalam sebuah proses komunikasi interpersonal, yaitu:

•           Interaksi Intim

Merupakan proses komunikasi yang terjadi diantara teman baik, pasangan, keluarga, dan orang lain yang memiliki ikatan emosional yang kuat. Kekuatan dari komunikasi jenis ini ditentukan oleh kuat tidaknya hubungan antara individu yang sedang melakukan komunikasi.

•           Percakapan Sosial

Merupakan proses percakapan yang bertujuan untuk menyenangkan lawan bicara dengan cara yang sederhana seperti sedikit berbicara.

•           Interogasi / Pemeriksaan

Sebuah proses komunikasi dimana seseorang yang menanyakan sebuah informasi kepada lawan bicara yang berada didalam sebuah control emosional yang bersifat memaksa atau menuntut.

•           Wawancara

Merupakan proses komunikasi yang terjadi antara dua orang yang berbentuk komunikasi Tanya jawab.

3.      Kebutuhan Komunikasi Interpersonal dalam Organisasi

Menurut William C Schutz, terdapat tiga kebutuhan dasar yang mendasari manusia melakukan kegiatan komunikasi Interpersonal didalam organisasi, yaitu:

·          Kebutuhan akan Kasih Sayang

Merupakan kebutuhan untuk mempertimbangkan apakah seorang individu disukai atau disayangi oleh orang lain.

·         Kebutuhan untuk Diikutsertakan

Merupakan kebutuhan untuk merasa berarti, dibutuhkan atau diperhitungkan oleh orang lain didalam suatu kegiatan atau didalam sebuah organisasi.

·         Kebutuhan akan Kekuasaan atau Kontrol

Merupakan sebuah kebutuhan yang muncul karena rasa tanggung jawab dan kepemimpinan.

4.      Tujuan Komunikasi Interpersonal

Didalam sebuah proses komunikasi Interpersonal, terdapat beberapa tujuan yang telah dirangkum atau disimpulkan oleh para ahli, baik yang bersifat disengaja maupun yang bersifat tidak disengaja, antara lain:

•           Menemukan diri sendiri

•           Menemukan dunia Luar

•           Membentuk dan menjaga hubungan yang penuh arti

•           Berubah sikap dan tingkah laku

•           Untuk bermain dan kesenangan

•           Untuk membantu

5.  Aksioma Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal merupakan jenis komunikasi yang sangat khusus, dikarenakan pada dasarnya komunikasi yang bersifat transaksi. Terdapat beberapa aksioma yang dijadikan sebagai prinsip umum dari komunikasi interpersonal itu sendiri. Dimana arti dari aksioma sendiri adalah pendapat yang dijadikan pedoman dasar dan merupakan Dalil Pemula, sehingga kebenarannya tidak perlu dibuktikan lagi, atau
suatu pernyataan yang diterima sebagai kebenaran dan bersifat umum, tanpa memerlukan pembuktian. Aksioma-aksioma tersebut antara lain:

·         Komunikasi tidak dapat dielakkan

·         Komunikasi tidak dapat dibalikkan

·         Komunikasi mempunyai isi dan dimensi hubungan

·         Komunikasi meliputi proses penyesuaian

·         Hubungan ditentukan oleh pemberi tanda

·         Interaksi mungkin dipandang sebagai suatu simetris

6.  Kepercayaan Interpersonal dan Keterbukaan

Untuk menjaga keefektifan hubungan antara atasan dan bawahan maka diperlukan kepercayaan dan keterbukaan diantara karyawan dan bawahannya. Terdapat suatu pemahaman factor yang mengarahkan bawahan mengubah komunikai ke atas adalah salah satu prasyarat didalam menangani masalah.

Menurut Haney, terdapat dua siklus yaitu siklus yang bersifat konstruktif dan siklus yang bersifat destruktif. Pada siklus konstruktif, kinerja yang tinggi disebabkan oleh kepercayaan yang tinggi. Sedangkan pada siklus destruktif, terdapat keadaan sebaliknya dimana kinerja yang rendah disebabkan oleh kepercayaan yang rendah pula.

Haney memberikan dua cara untuk memecahkan siklus destruktif, yaitu dengan inisiatif atasan dan inisiatif bawahan. Dimana inisiatif bawahan tergantung pada kesabaran bawahan dalam hal toleransi kepercayaan yang rendah dari atasan dengan cara tetap mempertahankan hasil kinerja yang tinggi untuk dapat membujuk atasan dengan cara menunjukkan kesungguhannya.

Sedangkan untuk inisiatif atasan, dilakukan dengan cara memberikan tambahan tanggung jawab dan kepercayaan dengan harapan bahwa orang yang mempunyai kinerja rendah akan termotifasi untuk meningkatkan kinerjanya.

Kedua metode diatas mungkin sedikit kurang realistis dan bahkan lebih sulit memulainya, tetapi keduanya adalah cara yang patut dicoba karena jika mereka melakukannya akan menambah kepercayaan dan kinerja. Tanpa kerja sama kedua pihak, tidak akan mungkin untuk memecahkan masalah pada siklus destruktif.

7.  Hubungan Interpersonal yang Efektif

Menurut Roger, komunikasi interpersonal akan efektif apabila kedua belah pihak:

·         Bertemu satu sama lain secara personal

·         Empati secara tepat terhadap pribadi yang lain dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain.

·         Menghargai satu sama lain, bersifat positif dan wajar tanpa menilai atau keberatan.

·         Menghayati pengalaman satu sama lain dengan sungguh-sungguh, bersikap menerima dan empati satu sama lain.

·         Merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan iklimyang mendukung dan mengurangi kecenderungan gangguan arti.

·         Memperlihatkan tingkah laku yang percaya penuh dan memperkuat perasaan aman terhadap yang lain.

Sedangkan menurut Pace dan Boren, komunikasi interpersonal akan efektif apabila kedua belah pihak mengenal beberapa standar sebagaimana berikut:

·         Mengembangkan suatu pertemuan personal yang langsung satu sama lain mengkomunikasikan perasaan secara langsung.

·         Mengkomunikasikan suatu pemahaman empati secara tepat dengan pribadi orang lain melalui keterbukaan diri.

·         Mengkomunikasikan seuatu kehangatan, pemahaman yang positif mengenai orang lain dengan gaya mendengarkan dan memberikan respon.

·         Mengkomunikasikan keaslian dan penerimaan satu sama lain dengan ekspresi penerimaan secara verbal dan nonverbal.

·         Berkomunikasi dengan ramah tamah, wajar, menghargai secara positif satu sama lain melalui respon yang tidak bersifat menilai.

·         Mengkomunikasikan suatu keterbukaan dan iklim yang mendukung melalui konfrontasi yang bersifat membangun.

·         Berkomunikasi untuk menciptakan kesamaan arti dengan negoissasiarti dan memberikan respon yang relevan.

Dari beberapa pendapat diatas terdapat suatu kesamaan, yaitu agar komunikasi interpersonal terwujud secara efektif apabila ditunjang juga oleh iklim komunikasi yang sesuai atau tepat.

Menurut Jack Gibb sebuah iklim komunikasi dapat dikatakan mendukung apabila:

·         Menguraikan sesuatu apa adanya, tidak ada praduga, menanyakan pertanyaan untuk informasi, mengemukakan perasaan, kejadian, persepsi, atau proses tanpa menyatakan secara tidak langsung perubahan kepada penerima.

·         Berorientasi kepada masalah (menentukan masalah bersama dan mencari penyelesaian tanpa menghambat tujuan penerima, keputusan dan kemajuan.)

·         Spontan (bebas dari tipuan, tidak mempunyai motif yang tersembunyi, jujur dan lurus.)

·         Kesamaan (saling percaya dan menghargai, terlibat dalam pembuatan perencanaan tanpa mempengaruhi kekuasaan, status atau penampilan.)

·         Empati (menghargai pendengar, mengidentifikasi, saling berbagi dan menerima masalahnya, perasaan dan nilai-nilai.)

·         Bersifat sementara (ingin melakukan percobaan dengan tingkah laku sendiri, sikap dan ide-ide.)

8.  Hubungan Kekuasaan (power) dengan Komunikasi Interpersonal

Menurut Mc Clelland, kebutuhan akan kekuasaan merupakan salah satu kebutuhan yang tersembunyi.

Didalam sebuah organisasi, kekuasaan memiliki berbagai jenis dan berubah-ubah dari orang ke orang dan dari situasi ke situasi. Dimana menurut French dan Roven membedakan kekuasaan menjadi lima tipe, yaitu:

·         Reward Power

Adalah kekuasaan yang diperoleh dari atas dasar pemberian hadiah atau reward kepada orang lain.

·         Coersive power

Adalah kekuasaan yang bersifat paksaan, melibatkan kemampuan untuk mengontrol yaitu kemampuan dari pengirim pesan menggunakan hukuman jika orang yang menerima pesan tidak menuruti atau mematuhi suatu permintaan. Kekuasaan ini juga berkaitan dengan persepsi penerima mengenai ancaman sebagai kenyataan dan dapat dipaksakan.

·         Legitimate power

Adalah kekuasaan yang berdasarkan atas hukumseperti yang dinyatakan dari norma-norma atau nilai-nilai yang ada didalam organisasi yang memberikan hak kepada individu atau kelompok untuk menentukan tingkah laku tertentu.

·         Referent power

Adalah sebuah keinginan yang datang dari bawahan untuk mengidentifikasi atau menyenangkan atasan.referent point berbeda dengan kekuasaan yang bertipe memaksa, karena bisa terjadi tanpa disadari baik oleh atasan maupun bawahan karena berdasarkan suka rela.

·         Skill power

Adalah kekuasaan yang dipilih berdasarkan kemampuan atau keahlian didalam bidang tertentu yang dimiliki oleh seorang individu.

B.     Komunikasi Kelompok Kecil

1.      Pengertian komunikasi kelompok kecil

Menurut Shaw, komunikasi kelompok kecil adalah suatu kumpulan individu yang dapat saling mempengaruhi satu sama lain, memperoleh beberapa kepuasan satu sama lain, berinteraksi untuk beberapa tujuan, mengambil peranan, terikat satu sama lain, dan berkomunikasi tatap muka.

Didalam definisi tersebut terdapat enam unsure yang digunakan oleh Shaw untuk menentukan sebuah kelompok. Yang dimana jika salah satu dari unsure itu hilang, maka individu yang terlibat tidaklah berkomunikasi dalam kelompok.

2.      Tujuan Komunikasi Kelompok Kecil

Munculnya komunikasi kelompok kecil didalam organisasi memiliki dua tujuan yang dikategorikan menjadi:

·         Tujuan Personal

Alasan seseorang didalam mengikuti sebuah kelompok dapat dibedakan kedalam empat kategori utama, yaitu:

a.       Hubungan Sosial

Adalah tujuan mengikuti sebuah kelompok agar dapat bergaul dengan orang lain.

b.      Penyaluran

Adalah tujuan mengikuti sebuah kelompok untuk memberikan kemungkinan untuk menyalurkan perasaan. Termasuk didalamnya perasaan kecewa, takut, keluhan, harapan maupun keinginan kita.

c.       Kelompok terapi

Biasanya digunakan untuk membantu orang menghilangkan sikap-sikap atau tingkah laku dalam beberapa aspek kehidupan.

d.      Belajar

Alasan untuk mengikuti kelompok adalah untuk belajar dari orang lain yang lebih berpengalaman.

·         Tujuan yang Berhubungan dengan Pekerjaan

Komunikasi kelompok kecil sering digunakan untuk menyelesaikan dua tugas umum, yaitu:

a.       Pembuatan Keputusan

Orang-orang berkumpul bersama-sama dalam kelompok untuk membuat keputusan mengenai sesuatu.

b.      Pemecahan Masalah

Didalam sebuah organisasi, adanya kelompok kecil bisa menjadi cara terbaik didalam memecahkan suatu permasalahan.

3.      Kelompok Kecil sebagai satu system

Kelompok kecil merupakan organisasi kecil yang mempunyai empat komponen dasar yaitu Input atau masukan, proses output atau hasil dan balikan. Masukan merupakan materi mentah dalam kelompok kecil seprti orang, informasi yang digunakan kelompok untuk berinteraksi. Proses menunjukan kepada semua proses internal yang terjadi dalam kelompok selama diskusi. Proses mencakup semua tingkah laku verbal dan nonverbal yang berisi proses internal yang terjadi dalam kelompok dan mempengaruhi apa yang terjadi di dalam kelompok.

            Hasil merupakan keputusan atau penyelesaian yang dicapai oleh kelompok. Hasil dipengaruhi oleh factor masukan maupun proses. Balikan berisi respons yang mengikat system bersama. Balikan memberikan masukan untuk pertemuan kelompok masa yang akan datang.

4. Karakteristik Kelompok Kecil

            Ada beberapa karakteristik dari komunikasi kelompok kecil yang membuatnya unik dari ebrmacam konteks komunikasi lainnya. Ada 7 karakteristik, diantaranya adalah :

a.       Mempermudah pertemuan ramah tamah

Bukti menunjukan bahwa bila orang datang bersama-sama mereka cenderung untuk berlomba. Perlombaan semacam ini dapat menyehatkan orang dalam kelompok kalau dikontrol dan dalam spirit kerja sama.

b.      Personality kelompok

Tiap –tiap personality anggota dapat dan dipengaruhi oleh personality anggota lain dan sebaliknya menentukan personality kelompok.

c.       Kekompakan

Kekompakan yaitu daya tarikan anggota kelompok satu sama lain dan keinginan mereka untuk bersatu. Kekompakan didasarkan kepada kebutuhan tiap-tiap individu tetap dalam kelompok dan kemampuan kelompok memberikan tiap individu dengan beberapa macam keuntungan atau hadiah.

d.      Komitmen terhadap tugas

e.       Besarnya kelompok

Kelompok janganlah terlalu besar dan jangan terlalu kecil.. besar kelompok yang sesuai tidak lebih dari 3 orang dan tidak lebih besar dari 9 orang. Komposisi kelompok yang baik adalah terdiri dari 5 orang, dimana merupakan jumlah yang paling efektif dalam pembuatan tugas-tugas intelektual, analisis, maupun informasi penilaian dan pembuatan keputusan berkenaan dengan tindakan administrative yang tepat.

Jika suatu kelompok begitu kecil, kekecilan itu mungkin membatasi ide dan informasi yang timbul. Jika kelompok terlalu besar, kebesaran itu mungkin membatasi informasi tiap orang untuk didiskusikan.

f.       Norma Kelompok

Norma kelompok  adalah aturan dan pedoman yang digunakan oleh kelompok itu sendiri maupun beberapa factor eksternal diluar kelompok. Salah satu bentuk norma kelompok adalah membimbing dan mengkoordinasikan anggota kelompok agar kelompok dapat mencapai tujuannya.

g.      Saling tergantung satu sama lain

Keterikatan adalah salah satu bentuk kenyataan dalam semua karateristik kelompok lainnya, tanpa adanya keterikatan tidak aka nada kelompok. Keterikatan dibangun berdasarkan keinginan tiap individu untuk meletakkan kebawah keinginan dan tujuan individual untuk menyelesaikan tujuan kelompok.

5. Variabel Kunci Kelompok Kecil

a. Peranan berdasarkan fungsi

            ada 2 peranan utama dari anggota kelompok yaitu peranan tugas dan peranan untuk pemeliharaan. Peranan tugas berhubungan dengan penyelesaian tujuan yang segera dari kelompok, seperti membuat keputusan, menyelesaikan masalah atau merencanakan suatu proyek. Brune dan Sheats merinci tugas dalam komunikasi kelompok yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan.

1.      Tingkah laku tugas

A.    Mengambil inisiatif, seperti menentukan apakah masalah yang akan dibahas, menentukan aturan dalam komunikasi kelompok dan mengembangkan ide.

B.     Memberikan dan mencari informasi mislanya bertanya atau memberikan pendapat

C.     Mencari dan memberikan pendapat seperti bertanya dan memberikan pendapat

D.    Mengelaborasi dan menjelaskan, seperti memberikan informasi tambahan tentang saran dan ide tertentu

E.     Orientasi dan ringkasan, seperti meninjau kembali pokok-pokok penting dalam usaha memberikan pengarahan/bimbingan dalam diskusi.

F.      Mentes consensus, misalnya mencek apakah kelompok sudah siap untuk membuat suatu keputusan.

2.      Tingkah laku pemeliharaan

A.    Mengharmoniskan kelompok seperti menyelesaiakan perbedaan dan mengurangi ketegangan komunikasi kelompok, kadang-kadang dengan membuat humor.

B.     Mencari jalan tengah, seperti menawarkan jalan tengah pada isu atau perubahan posisi

C.     Memberikan sokongan dan semangat seperti menghargai, setuju, menerima kontribusi yang lain.

D.    Menjaga lalu lintas komuniaksi seperti, mempermudah interaksi diantara anggota

E.     Menentukan standard an tes seperti pengecekan kemajuan kelompok, persaan orang, norma kelompok, kesukaran menilai jalnnya komunikasi kelompok.

b. Kepempimpinan

            yang erat hubungannya dengan peranan yang bersifat fungsi dalam kelompok adalah konsep kepempimpinan. Pimpinan mempermudah interaksi kelompok dan menggerakkan anggota kelompok untuk menyelsaikan tugas-tugas kelompok. Pimpinan yang efektif haruslah menyelesaikan kedua tujuan aktivitas kelompok yaitu tujuan fungsional dan pemeliharaan.

c. jaringan dan ekologi kelompok

            Jaringan kelompok menentukan jalan yang terbuka bagi arus pesan. Ada bermacam-macam arus pesan seperti lingkaran, garis, bintang, dan Y. suatu organisasi lebih baik menggunakan jaringan komunikasi sentralisasi bila maslaah yang akan diselesaikan sedrhana dan bila mencari seorang pemimpin. Analisis jaringan komunikasi dapat membantu dalam menetukan apakah struktur organisasi membiarkan arus komunikasi yang efektif dan koordinasi unit-unit yang tergantung satu sama lainnya. Analisis jaringan juga dapat menunjukan apakah kelompok kerja yang terisolasi dari system dan berhubungan dengan system hanya melalui satu seri hubungan langsung dapat diidentifikasikan dan sumber-sumber komunikasi yang lebih besar dapat dipusatkan pada area ini. Kelompok juga dpengaruhi oleh susunan ruangan dan jarak secara fisik dari anggota kelompok, yang dinamakan dengan ekologi.

d. pemecahan masalah dan pembuatan keputusan

            Menurut Maier (1967) komunikasi kelompok kecil ini mempunyai kekuatan dan kelemahan tertentu. Kekuatannya adalah :

1.      Lebih besar pengetahuan dan informasi yang diperoleh. Kelompok lebih banyak mengetahui daripada individu

2.      Jumlah pendekatan lebih banyak terhadap masalah yang akan dipecahkan

3.      Partisipasi dalam penyelesaian masalah menambah penerimaan penyelesaian masalah

4.      Pemahaman yang lebih baik terhadap keputusan kelompok. Pembuat keputusan tidaklah perlu menyiarkan keputusan yang dibuat, karena mereka yang membuat bersama.

Sedangkan kelemahannya, adalah :

1.      Tekanan social

2.      Valensi penyelesaian

3.      Dominasi individual

4.      Konflik dari tujuan kedua yaitu memenangkan argumentasi.

Langkah  dalam pemecahan masalahdalam suatu organisasi menurut Richard Walen adalah :

1.      Mengidentifikasi dan menganalisis masalah

2.      Mengemukakan kemungkinan-kemungkinan penyelesaian

3.      Mengevaluasi kemungkinan penyelesaian

4.      Menganalisis untung rugi

5.      Mengambil keputusan

e. Kepatuhan akan Norma Kelompok

            Norma adalah satu set asumsi atau harapan yang dipegang oleh anggota kelompok atau organisasi mengenai tingkah laku yang benar atau yang salah, baik atau buruk, cocok atau tidak cocok, diizinkan atau tidak diizinkan. Ada variable-variabel kunci yang mempengaruhi tingkat kepatuhan dalam kelompok, diantaranya adalah :

1.      Sifat kepribadian yang mungkin mempengaruhi anggota kelompok untuk patuh

a.       Tingkat sifat yang suka menerima

b.      Tingkat kepercayaan akan diri menerima

c.       Sifat otoriter

d.      Intelegensi

e.       Kebutuhan untuk mencapai hasil

f.       Kebutuhan akan persetujuan social

2.      Variabel dalam kelompok yang mempengaruhi kepatuhan:

a.       Kekompakan

b.      Daya tarik kelompok

c.       Pentingnya kelompok

d.      Jumlah interaksi

3.      Tekanan luar yang mempengaruhi kepatuhan

a.       Besarnya kelompok

b.      Struktur kelompok

c.       Tingkat kesulitan masalah atau tugas yang dihadapi

d.      Kebaruan situasi

e.       Tekanan untuk consensus

f.       Tingkatan krisis atau keadaan darurat

g.      Tingkat situasi yang meragukan

h.      e. Kepatuhan akan Norma Kelompok

f. Konflik

            salah satu efek samping yang tidak diinginkan dalam organisasi adalah konflik. Organisasi yang sempurna, sehat tidaklah bebas dari konflik. Konflik jika ditangani secara pantas dapat diarahkan pada penyesuaian yang efektif dan tepat. Applbaum (1973) mengatakan bahwa ada hal-hal yang dapat menimbulkan konflik dalam organisasi, diantaranya :

1.      anggota kelompok bekerja terlalu dekat dan saling tergantung satu sama lain

2.      anggota kelompok mempunyai kreativitas yang sangat berbeda

3.      anggota kelompok mempunyai nilai dan kebutuhan yang berbeda.

g. Besar Kelompok

            mengenai berapa jumlah anggota kelompok yang ideal belumlah ada kesepakatan. Barelson dan Steiner  mengatakan bahwa jumlah anggota 4-7 orang adalah optimal untuk kelompok pemecahan masalah. Selanjutnya Applbaum mengatakan jumlah yang ideal untuk komunikasi yang efektif adalah 4-6 orang. Beberapa penemuan yang berkenaan dengan jumlah kelompok dalam komunikasi kelompok kecil adalah sebagai berikut :

1.      Kualitas kinerja dan produktivitas kelompok, berhubungan secara positif dengan besar kelompok dibawah beberapa kondisi tertentu.

2.      Kelompok yang lebih kecil memperlihatkan ekspresi ketidaksetujuan dan ketidakpuasan yang lebih banyak daripada kelompok yang besar.

3.      Ketika besar kelompok bertambah maka kekompakan kelompok berkurang.

4.      Kelompok yang lebih besar cenderung lebih mematuhi norma kelompok.

5.      Anggota kelompok yang besar dalam pemecahan masalah sering merasa tidak puas dengan jumlah waktu yang tersedia.

C. Komunikasi Publik

           Komunikasi public banyak kita jumpai dalam suatu organisasi, seperti memorandum karyawan, advertensi, dll. Komunikasi public mempunyai peranan tertentu dalam organisasi yang tidak kalah pentingnya.

1.      Pengertian Komunikasi Publik

Komunikasi public adalah pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam organisasi atau yang diluar organisasi, secara tatap muka atau melalui media. Kualitas yang membedakan komunikasi organisasi public dengan komunnikasi sebelumnya adalah :

a.       Komunikasi public berorientasi kepada si pembicara. Si pembicara lah yang mendominasi suatu hubungan.

b.      Pada Komunikasi public melibatkan sejumlah besar penerima pesan. Pesan komunikasi public dimaksudkan untuk menarik banyak orang, beratus bahkan berjuta-juta orang.

c.       Pada komunikasi public kurang terdapat interaksi antara pembicara dengan si pendengar apabila pendengarnya berjumlah banyak.

d.      Bahasa yang diguunakan dalam komunikasi public lebih umum supaya dapat dipahami oleh pendengar.

2.      Tujuan Komunikasi Publik

Tujuan umum adalah untuk memberikan informasi kepada sejumlah besar orang mengenai organisasi misalnya mengenai aktivitas organisasi dan hasil produksi organisasi. Selain itu komunikasi public juga bertujuan untuk menjalin hubungan antara organisasi dengan masyarakat diluar organisasi seperti pemakai jasa organisasi, pemakai hasil produksi organisasi dan masyarakat pada umumnya. Komunikasi public juga dapat digunakan untuk memberikan hiburan kepada sejumlah orang seperti menceritakan pengalaman yang menyenangkan kepada banyak orang. 

3.      Pentingnya Komunikasi Publik dalam Organisasi

Organisasi sebagai system terbuka harus berhubungan dengan lingkungan luarnya terutama harus berhubungan dengan badan-badan yang berpengaruh kepada kehidupan organisasi seperti badan ppemerintahan, pemakai jasa atau hasil produksi organisasi, leveransir dan badan lainnya.

Karena orang yang akan dihubungi banyak maka komunikasi public lebih cocok digunakan untuk kepentingan itu, baik secara tatap muka maupun tertulis atau melalui media lainnya

Pemberian informasi kepda  public bertujuan untuk mengubah sikap public terhadap informasi yang diberikan misalnya bertambah kepercayaan orang atau kesan baik terhadap organisasi tersebut. Dengan bertambah baiknya kesan orang akan hasil produk atau jasa organisasi akan memperbaiki pemasaran hasil produksi dan menambah kepercayaan pemberi dana atau badan pemerintah untuk meningkatkan bantuannya terhadap organisasi tersebut.

4.      Tipe Komunikasi Publik dalam Organisasi

Ada 2 macam persentasi dalam komunikasi Organisasi, diantaranya adalah bersifat pemberian informasi. Pemberian infomasi dapat dibedakan menjadi berikut  :

a.       Presentasi Orientasi

Presentasi ini sengaja diberikan kepada karyawan-karyawan baru dalam organisasi untuk memperkenalkan mereka dengan lingkungan kerja yang baru. Misalnya, mengenai struktur organisasi, peraturan dan undang-undang dalam organisasi dan aktivitas organisasi.

b.      Presentasi untuk latihan pekerjaan tertentu

Bila sejumlah anggota organiisasi diberikan jabatan baru, mereka mesti dilatih untuk pekerjaan itu oleh pelatih, melalui beberapa bentuk presentasi komunikasi lisan. Memperlihatkan kepada seorang bagaimana melakukan sesuatau adalah merupakan topic yang paling umum dari presentasi jabatan dalam organisasi.

c.       Laporan status

Tiap-tiap subunit organisasi haruslah menyimpan informasi tentang apa yang merekka lakukan untuk memudahkan dalam pemberian laporan status subunit masing-masing. Laporan status kadang disertai dengan memorandum dan laporan produksi dan diberikan secara teratur seperti sekali seminggu atau sekali sebulan dan juga kadang-kadang dapat diberikan secara informal.

d.      Laporan kepada dewan pengurus

Anggota organisasi seringkali diminta untuk memberikan laporan kepada dewan pengurus atau yayasan yang membina suatu organisasi.

e.       Rapat-rapat umum

Salah satu kegiatan utama dalam rapat umum adalah untuk memberikan informasi kepada seluruh karyawan yang mungkin berkenaan dengan kebijaksanaan umum yang baru atau peraturan baru yang perlu diketahui oleh karyawan, atau mengenai hal lainnya yang perlu diinformasikan secara tepat.

Bentuk kedua dari komunikasi public dalam organisasi adalah untuk mencari komitmen. Beberapa tipe dari presentasi ini adalah sebagai berikut :

1.      Presentasi Pemasaran

Tipe yang paling nyata dari presentasi untuk mencari komitmen adalah presentasi yang dilakukan oleh seorang bagian pemasaran yang mencoba  meyakini orang lain tentang hasil produksi atau pelayanan organisasinya.

2.      Presentasi Memotivasi

Bila presentasi yang diberikan untuk mempengaruhi orang agar mau bekerja keras atau meningkatkan produksi maka presentasi ini dinamakan memotivasi.

3.      Presentasi penerimaan karyawan atau Mahasiswa

Kadang-kadang suatu organisasi perlu melakukan presentasi untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang akan bekerja pada organisasi yang akan menduduki posisi tertentu.

4.      Pendekatan tim

Presentasi ini tidak terbatas pada situasi tertentu. Maka untuk itu dibentuk satu tim yang ahli dalam hal tersebut yang terdiri dari 3 atau 4 orang dan yang akan melakukan presentasi sesuai dengan bidang mereka masing-masing.

5.      Analisis pendengar dan persiapan Komunikasi Publik

Langkah-langkah dalam mempersiapkan suatu presentasi komunikasi public berdasarkan analisis pendengar:

a.       Si pembicara haruslah menentukan siapa orang yang menjadi pendengarnya. Pembicara hendaknya dapat mempelajari berapa besarnya pendengar dan latar belakang demografis dan psikologis mereka. Setelah itu baru memilih topic yang diduga disukai oleh pendengar.

b.      Pembicara haruslah mengumpulkan data tentang pendengar.

c.       Pembicara haruslah menulis suatu paper posisi yang menjelaskan bagaimana reaksi pendengar menurut pikirannya terhadap pembicaara, berdasarkan informasi yang dia peroleh.

d.      Berdasarkan informasi pada paper posisi si pembicara hendaklah membuat garis-garis besar presentasinya.

e.       Bila lebih banyak informasi yang tersedia si pembicara hendaknya terus menerus merevisi garis-garis besar dari pembicaraan. Sifat fleksibel adlaah merupakan kunci dari proses perencanaan.

6.      Penyampaian Komunikasi Publik

Kualitas penyampaian presentasi lisan ditentukan oleh pesan yang sengajja dimaksudkan dan juga oleh pesan yang tidak sengaja disampaikan. Untuk menyampaikan presentasi lisan dengan baik perlulah diperhatikan beberapa hal seperti berikut:

a.       Kontak mata

Kontak mata adalah tekhnik komunikasi non verbal yang sangat membantu si pembicara dalam menjelaskan idenya kepada pendengar. Kontak mata juga dapat membantu untuk menjaga perhatian pendengar.

Kontak mata dengan pendengar membantu si pembicara mengetahui dan memonitor  pendengar dan merupakan balikan bagi si pembicara mengenai pesan yang disampaikannya.

b.      Vokalik

Vokalik memegang peranan penting dalamn proses komunikasi. Kecepatan berbicara, nada dan irama suara, serta penekanan pada kata-kata tertentu perlu diperhatikan dalam penyampaian presentasi lisan.

c.       Ketepatan

Penyampaian pembicaraan terutama isi pembicaraan itu sendiri hendaklah cocok dengan kesempatan presentasi tersebut. Pakaian kita, gerakan dan semua elemen penyampaian akan bervariasi menurut perbedaan situasi atau kondisi dari presentasi.

d.      Perencanaan

Kunci strategi yang terbaik adalah perencanaan. Oleh karena itu sebelum penyampaian  presentasi, si pembicara terlebih dahulu telah membuat perencanaan yang matang. Pilihlah topic pembicaraan yang cocok untuk diberikan pada pendengar dengan berdasarkan analisis pendengar.

Apa sih Komunikasi Kelompok itu?

Setiap hari kita masuk dalam kegiatan kelompok, mungkin salah satunya adalah kelompok bermain. Kelompok menentukan cara anda berkata maupun bersikap. Komunikasi kelompok digunakan untuk saling bertukar informasi, menambah pengetahuan, mengubah sikap, dan perilaku dan lain – lain. Dalam klasifikasi kelompok, ada 2 ciri kelompok, yaitu :

a.       Anggota merasa terikat dengan kelompok, yang tidak dimiliki oleh orang yang bukan anggota

b.      Anggota – anggota kelompok saling bergantung.

Ada 4 jenis kelompok besar yaitu :

a.       Kelompok primer – sekunder

Kelompok Primer adalah hubungan kita dengan antar anggota kelompok sangat akrab, lebih personal dan lebih menyentuh hati kita. Contohnya adalah keluarga, kawan sepermainan, tetangga dikampung dan banyak contoh lainnya. Pada kelompok primer, kita dapat mengungkapkan hal – hal yang bersifat pribadi. Selain itu komunikasi yang dilakukan pun untuk memelihara hubungan yang baik. Bahasa yang dikomunikasikan pun tidak formal tetapi lebih bersifat ekspresif.

Kelompok sekunder merupakan lawan atau kebalikan dari kelompok primer. Hubungan kita dengan anggota tidak akrab, tidak personal dan tidak menyentuh hati kita. Contoh kelompok sekunder adalah organisasi massa, fakultas dan lain sebagainya. Dalam kelompok sekunder, komunikasi yang dilakukan bersifat dangkal ( hanya menembus bagian luar dari kepribadian kita ), dan terbatas ( hanya berkenaan dengan hal tertentu saja ).

b.      Kelompok Ingroup – Outgroup

Ingroup dapat berupa kelompok primer maupun kelompok sekunder. Keluarga merupakan kelompok primer, sedangkan fakultas adalah kelompok sekunder. Perasaan Ingroup diungkapkan dengan kesetiaan, solidaritas, kesenangan dan kerja sama untuk membedakan Ingroup dan Outgroup harus dibuat batas ( boundaries ), yang menentukan siapa orang dalam dan orang luar. Batas ini dapat berupa suku bangsa, pekerjaan, bahasa dan status social.

c.       Kelompok Rujukan – Keanggotaan

Kelompok Keanggotaan ( membership group ) misalnya kelompok para mahasiswa – mahasiswi disuatu universitas, yang berasal dari keluarga kaya. Mahasiswa ini termasuk anggota civitas academica dari universitas tersebut.

Kelompok rujukan ( reference group ) adalah kelompok yang digunakan sebagai alat ukur ( standard ) untuk menilai diri sendiri atau untuk membentuk sikap. Kelompok rujukan disini hanya memperteguh atau mengubah sikap dan perilaku kita.

d.      Kelompok Deskriptif – Preskiptif

Kelompok Deskriptif menunjukan adanya kategori atau klasifikasi – klasifikasi kelompok dengan melihat proses pembentukannya secara alamiah kelompok deskriptif “ mengelompokan “ kelompok verdasarkan tujuannya, dari tujuan yang bersifat interpersonal sampai yang berkenaan dengan tugas ( kelompok )

Sedangkan kelompok Preskriptif mengacu pada langkah – langkah yang harus ditempuh anggota kelompok dalam mencapai tujuan kelompok. Ada 6 format kelompok, yaitu diskusi meja bundar, symposium, diskusi panel, forum maupun prosedur parlementer.

                        Tiga macam pengaruh kelompok pada perilaku komunikasi :

a.       Konformitas ( Conformity )

Konformitas adalah perubahan perilaku atau kepercayaan menuju ( norma ) kelompok sebagai akibat tekanan kelompok yang real atau yang dibayangkan. Jadi, jika kita menjadi ketua kelompok maka kita akan mengatur anggota kita untuk saling aktif. Selain itu, ketika kita meminta persetujuan anggota, usahakan rekan – rekan anda secara berurutan menunjukan persetujuan mereka.

b.      Fasilitasi Sosial

Fasilitasi ( berasal dari kata Prancis yang artinya “ mudah “ ) yang menunjukan kelancaran atau peningkatan kualitas kerja dalam suatu kelompok. Kelompok mempengaruhi pekerjaan sehingga terasa menjadi lebih “mudah”. Fasilitas social tidak selalu memudahkan pekerjaan. Fasilitatif dapat memudahkan pekerjaan apabila pekerjaannya berupa keterampilan, tetapi fasilitatif sulit dilakukan apabila berkenaan dengan nalar dan penilaian.

c.       Polarisasi

Polarisasi merupakan pergeseran dari Risky Shift yaitu geseran resiko, dimana orang justru cenderung membuat keputusan yang lebih berani ketika mereka berada dalam kelompok daripada ketika merasa sendirian. Jelasnya begini : bila sebelum diskusi kelompok, para anggota mempunyai sikap agak mendukung tindakan tertentu, setelah diskusi mereka akan lebih kuat lagi mendukung tindakan itu. Sebaliknya, bila sebelum diskusi para anggota kelompok agak menentang tindakan tertentu, setelah diskusi mereka akan menentangnya lebih keras lagi.

            Ada 2 faktor yang mempengaruhi keefektifan kelompok, yaitu :

a.       Faktor Situasional : Karakteristik Kelompok

Faktor – factor yang menentukan keefektifan kelompok, yaitu :

1.      Ukuran Kelompok

Hubungan antara ukuran kelompok dengan prestasi kerja kelompok bergantung pada jenis tugas yang harus di selesaikan oleh kelompok. Selain itu juga ada factor lain yang dapat mempengaruhi hubungan antara prestasi dan ukuran kelompok ialah tujuan kelompok. Bila tujuan kelompok memerlukan kegiatan yang konvergen ( mencapai satu pemecahan yang benar ), maka diperlukan kelompok kecil supaya produktif. Tetapi bila memerlukan kegiatan yang divergen ( seperti membuat gagasan kreatif ), diperlukan jumlah anggota yang lebih besar.

2.      Jaringan Komunikasi

Dalam sebuah ruangan, anda berbicara di depan, menghadapi barisan kursi yang sejajar dan di duduki oleh para hadirin atau pada kesempatan lain, anda duduk melingkari meja bundar. Perbedaan pengaturan ruang ini ternyata menimbulkan perbedaan pola komunikasi. Ada 5 macam jaringan komunikasi, yaitu Roda, Rantai, Y, Lingkaran dan Bintang.

3.      Kohesi Kelompok

Kohesi Kelompok di definisikan sebagai kekuatan yang mendorong anggota kelompok untuk tetap tinggal dalam kelompok, dan mencegahnya menggunakan kelompok. Kohesi kelompok erat hubungannya dengan kepuasan. Kohesi dapat diukur dari :

·         Ketertarikan anggota secara interpersonal pada 1 sama lain

·         Ketertarikan anggota pada kegiatan dan fungsi kelompok

·         Sejauh mana anggota tertarik pada kelompok sebagai alat untuk memuaskan kebutuhan personalnya.

4.      Kepempimpinan

Kepempimpinan adalah komunikasi yang secara positif mempengaruhi kelompok untuk bergerak kea rah tujuan kelompok. Seorang pimpinan dapat ditunjuk atau muncul setelah proses komunikasi kelompok. Kepempimpinan adalah factor yang paling menentukan keefektifan komunikasi kelompok.

b.      Faktor Personal : Karakteristik anggota kelompok

Ada 2 faktor yang mempengaruhi keefektifan kelompok yakni keefektifan kelompok – kebutuhan interpersonal dan proses interpersonal. Proses interpersonal meliputi keterbukaan ( disclosure ), percaya dan empati.

1.      Kebutuhan Interpersonal

Orang memasuki kelompok karena didorong oleh 3 kebutuhan interpersonal, yaitu :

·         Inclusion ( Ingin masuk menjadi bagian dari kelompok )

Ketika kita pertama kali memasuki kelompok, biasanya kita cemas bagaimana seharusnya kita menyesuaikan diri, kita takut diabaikan, dan banyak yang lain.

·         Kontrol

Pembagian kerja yang harus dilakukan agar kelompok tugas produktif menimbulkan perlunya control

·         Afeksi

Kebutuhan akan kasih saying adalah dimensi emosional kelompok. Sejauh mana kita disukai oleh anggota kelompok yang lain, sejauh mana kita harus akrab dan dekat dnegan mereka, dan lain sebagainya.

2.      Tindak Komunikasi

Bila kelompok bertemu, terjadilah pertukaran informasi. Setiap anggota berusaha menyampaikan atau menerima suatu informasi. Informasi juga dapat disebut dengan komunikasi. Komunikasi dapat berupa pernyataan, pertanyaan, pendapat ataupun isyarat yang disebut sebagai tindak komunikasi. Frekuensi satuan tindak komunikasi dapat dihitung. Frekuensi ini akan menunjukan tingkat kepuasan anggota dalam suatu kelompok. Ada 2 gaya kepempimpinan yang dapat memuaskan anggota kelompoknya. Yang pertama adalah pimpinan yang paling banyak memberikan kontribusi bagi penyelesaian tugas, sedangkan yang ke-2 adalah pemimpin yang menunjukan persetujuan, melepaskan ketegangan dan memelihara solidaritas.

3.      Peranan

Peranan yang dimainkan oleh anggota kelompok dapat membantu penyelesaian tugas kelompok, memelihara suasana emosional yang baik, ataupun hanya menampilkan kepentingan individu saja. Peranan yang pertama disebut peranan tugas kelompok, yang ke-2 peranan pemelihara kelompok, sedangkan yang ke-3 adalah peranan individual.

A.    Komunikasi Kelompok Deskriptif

Menurut para ahli, komunikasi kelompok ada 3 kategori kelompok besar dalam komunikasi kelompok deskriptif, yaitu kelompok tugas, pertemuan, dan kelompok penyadar. Intinya, tindak komunikasi kelompok ini melewati 4 tahap yaitu orientasi, konflik, pemunculan dan peneguhan. Pada tahap awal umumnya menunjukan persetujuan, dan berusaha memperjelas informasi. Disini anggota kelompok cenderung tidak seragam dalam menafsirkan usulan. Pada tahap ke-2, terjadi peningkatan perbedaan diantara anggota. Pada tahap ini kebanyakan berupa pertanyaan tidak setuju, dan biasanya menghubungkan diri dengan pihak yang pro maupun kontra. Pada tahap ke-3, anggota yang menentang ususlan tertentu menjadi bersikap tidak jelas, biasanya berupa ususlan – usulan yang ambigu. Pada tahap ke-4, para anggota mulai memberikan komentar tentang kerja sama yang baik dalam kelompok dan memperkuat keputusan yang diambil oleh kelompok yang tujuannya untuk melepaskan ketegangan.

B.     Komunikasi Kelompok Preskriptif

Komunikasi kelompok diklasifikasikan pada 2 kelompok besar : Privat dan Publik ( Terbatas dan Terbuka ). Kelompok pertemuan ( kelompok terapi ), kelompok belajar, panitia, konferensi ( rapat ) adalah kelompok privat. Panel, wawancara terbuka ( public interview ), forum, symposium termasuk kelompok public. Format diskusi terdiri dari meja bundar, symposium, diskusi panel, macam – macam forum, kolokuium, dan parlementer.

Pengertian Imitasi, Identifikasi, Sugesti, Motivasi, Simpati dan Empati

1. Imitasi yaitu proses sosial atau tindakan seseorang untuk meniru orang lain, baik sikap penampilan, gaya hidupnya, bahkan apa-apa yang dimilikinya. Imitasi pertama kali muncul di lungkungan keluarga, kemudian lingkungan tetangga dan lingkungan masyarakat.

2. Indentifikasi adalah upaya yang dilakukan oleh seorang individu untuk menjadi sama (identik) dengan individu lain yang ditirunya. Proses identifikasi tidak hanya terjadi melalui serangkain proses peniruan pola perilaku saja, tetapi juga melalui proses kejiwaaan yang sangat mendalam.

3. Sugesti adalah rangsangan, pengaruh, stimulus yang diberikan sesorang individu kepad individu lain sehingga orang yang diberi sugesti menuruti atau melaksanakan tanpa berpikir kritis dan rasional.

4. Motivasi yaitu rangsangan pengaruh, stimulus yang diberikan seorang individu kepada individu lain, sehingga orang yang diberi motivasi menuruti tau melaksanakan apa yang dimotivasikan secara kritis, rasional dan penuh rasa tanggung jawab . Motivasi biasanya diberikan oleh orang yang memiliki status yang lebih tinggi dan berwibawa, misalnya dari seorang ayah kepada anak, seorang guru kepada siswa.

5. Simpati adalah proses kejiwaan , dimana seorang individu merasa tertarik kepada seseorang atau kelompok orang, karena sikapnya, penampilannya, wibawanya atau perbuatannya yang sedemikian rupa.

6. Empati yaitu mirip dengan simpati, akan tetapi tidak semata-mata perasaan kejiwaan saja. Empati dibarengi dengan perasaan organisme tubuh yang sangat intens/dalam.